מה זה MS Project?

MS Project היא המערכת שמיקרוסופט פיתחה לצורך ניהול פרויקטים. זוהי מערכת המאפשרת לנהל ולעקוב אחר כל משימות הפרויקט בצורה יעילה, תוך כדי שימוש בכל הכלים המאפשרים לצוותים לעבוד יחדיו ולהתנהל בצורה מאורגנת. בין התכונות המרכזיות של מערכת MS Project: ניהול פרויקטים – ניתן ליצור פרויקטים, להאציל משימות, ליצור יחסי תלות בין משימות, להעריך לוחות זמנים, לזהות צווארי בקבוק ועוד. תכנון משאבים – באמצעות המערכת תוכלו להקצות משאבים למשימות הפרויקט, ולהימנע מהקצאת יתר של משאבים. יצירת תרשימי גאנט – בנייה מהירה של תרשימי גאנט המאפשרים לכם לקבל המחשה ויזואלית כללית של הפרויקט, ולראות את כל יחסי התלות בין משימות הפרויקט. הפקת דוחות ואנליזה – ניתן לבצע תהליכי אנליזה והפקת דוחות על מנת לנתח את ביצועי הפרויקט. כלי תקשורת ושיתוף – המערכת מציעה כלים שונים לצורך שיפור התקשורת בין הצוות, שיתוף של קבצים ועוד. כך ניתן לעבוד יחדיו ביעילות.

כלי Planner מבית מיקרוסופט הוא כלי לניהול פרויקטים ומשימות שמציע מספר יתרונות משמעותיים: 1. שילוב טוב עם סביבת העבודה של Planner :Office 365 משווק כחלק מחבילת Office 365 של מיקרוסופט, ומשתלב באופן טבעי עם כלים נוספים כמו Outlook ,Teams ,OneNote ועוד מה שמאפשר ניהול פרוייקטים בצורה קלה ואינטגרטיבית. 2. קלות בשימוש וממשק ידידותי: הממשק של Planner מאפשר למשתמשים ליצור, לנהל ולעקוב אחרי משימות בצורה ברורה ונוחה. הוא מיועד בעיקר למשתמשים שאינם טכנולוגים בסיסיים ולא דורש ידע מיוחד בפיתוח תוכנה. 3. אינטגרציה עם יומן והתראות Planner: מאפשר למשתמשים לקבוע תאריכים, לקבל התראות על משימות שמתקדמות ולשתף תאריכים ופרטי פגישות עם אנשי צוות אחרים באופן יעיל. 4. שיתוף פעולה וניהול צוות Planner: מאפשר למשתמשים לשתף פעולה בצוות, להציג את כלל הפרויקט באופן ברור ולהגדיר רמות גישה לכל משתמש. 5. דו”חות וניתוחים Planner: מספק דו”חות וניתוחים פשוטים שמאפשרים לנהל ולמקם משימות ולזהות אזורים של בעיות אפשריות.

ב-Visio Professional יש תבניות נוספות, המאפשרות יצירה מהירה של דיאגרמות טכניות, כגון: דיאגרמות הנדסה (חשמל, צנרת, חימום, אוורור, בקרה תעשייתית) דיאגרמות זרימה של תהליכים ותזרים מערכת תוכניות קומה ובניה תוכניות תקשורת דיאגרמות רשת ושרתים דיאגרמות פיתוח תוכנה (כגון דיאגרמות של UML , דאטה בייס ותרשימי זרימת נתונים)

VISIO יכולה לעזור לנו במגוון פעילויות שאנחנו עושים באופן יומיומי ולקבל תוצרים במראה מהוקצע עבור: דיאגרמות בלוק תרשימי זרימה דיאגרמות ארגוניות דיאגרמות שיווק ומכירות צירי זמן דיאגרמות סיעור מוחות

ל-Visio יש יתרונות רבים. הבולטים שבהם: פשוט – יצירה קלה ומהירה של דיאגרמות מתוחכמות, בעלות מראה מקצועי, אפילו למשתמשים ללא יכולות גרפיות. הצגת המידע הופכת להיות קלה – פשוט גרור ושחרר צורות על גבי אזור הציור, שנה צבעים או את ערכת הנושא הכוללת של הדיאגראמה וקשר צורות זה לזה עם מחברים. ניתן לשינוי – ניתן להוסיף, למחוק, ולשנות מאוחר יותר צורות מבלי שהתרשים “יישבר” ומבלי שצורות ייפרדו אחת מהשניה. חוסך בזיכרון – גרפיקה וקטורית וקבצי XML פירושן שניתן לשמור דיאגרמות מורכבות בקבצים קטנים, אשר קל יותר לאחסן, להוריד, ולשלוח בדוא”ל. ורסטילי – ניתן לשמור בקלות דיאגרמות בתבניות אינטרנט נפוצות (לדוגמה, .jpg, .png ו-svg לשימוש בדפי HTML ומסמכי Office). חוסך בזמן – VISIO מקלה על חיבור דיאגרמות למקורות נתונים, המאפשרים יצירה מהירה של דשבורדים דינמיים (ראו פירוט בהמשך המאמר לשימושים מתקדמים). ניתן לשיתוף – Visio מאפשרת לך לעבוד יחד עם אנשים אחרים על דיאגרמות כדי לכלול תובנות מכל בעלי העניין. ועם Office 365 כמה חברי צוות יכולים עכשיו לעבוד על דיאגרמה אחת של Visio בו-זמנית, ובכך לצמצם את הזמן והמאמץ.

בעיקרו של דבר, Visio הוא יישום גרפיקה וקטורית. זה נראה ומרגיש מאוד כמו יישומים אחרים של Office (לדוגמה Word, Excel ו-PowerPoint) אבל הוא הרבה יותר חזק מכל יישום של Office כאשר מדובר במהירות ובקלות יצירת דיאגרמות מקצועיות. היתרון של VISIO בולט עוד יותר כאשר הדיאגרמות הנדרשות הן מורכבות, או טכניות (כגון דיאגרמות הנדסה, רשתות ושרטוטי בניה)

ניתן לעצב שקופית בכמה אפשרויות. ראשית, כמו בכל יישום של אופיס – ישנם תבניות מוכנות בכרטיסייה המיוחדת חדש > תחת תיקיית הקובץ.

להרצת תוכנית המצגת מתחילתה, כולל הפעלת כל הגדרות ההנפשה, המעברים, הטריגרים והתזמונים.

בהוספת שקופית חדשה למצגת, יש לבחור בין מספר מתארים אפשריים לשקופית. מתאר שקופית הינו האופן בו פרוסים האובייקטים על גבי מצע השקופית. בין מבחר המתארים הקיימים: שקופית כותרת, שקופית עם תוכן וכיתוב, שקופית עם כותרת ותוכן ועוד. שימוש במתארים קבועים מאפשר יצירת אחידות מבנית לשקופיות ולמצגת, ויוצר מצגת ברורה, אסתטית וקוהרנטית.

מלבד האובייקטים, גם על שקופיות ניתן להחיל אפקט כניסה, מעבר אל תוך השקופית הנבחרת. לבחירת מעבר לשקופית נבחרת, יש לבחור במעבר לשקופית זו, מתוך תפריט מעברים

לאחר בחירת מתאר השקופית החדשה, תתווסף השקופית לרצף השקופיות במצגת.

בהוספת שקופית חדשה למצגת, יש לבחור בין מספר מתארים אפשריים לשקופית. מתאר שקופית הינו האופן בו פרוסים האובייקטים על גבי מצע השקופית. בין מבחר המתארים הקיימים: שקופית כותרת, שקופית עם תוכן וכיתוב, שקופית עם כותרת ותוכן ועוד. שימוש במתארים קבועים מאפשר יצירת אחידות מבנית לשקופיות ולמצגת, ויוצר מצגת ברורה, אסתטית וקוהרנטית.

Powerpoint היא חלק מחבילת הכלים העשירה של מיקרוסופט 365, והיא מעניקה לכל עסק כלי שימושי נוסף. השילוב של Powerpoint יחדיו עם מיקרוסופט 365 ממנף את יכולות העבודה בענן ואפשרויות השיתוף, ומביא אותן אל תוך תהליך היצירה והעריכה של המצגות.

Powerpoint מביאה איתה יכולות רבות בתחום יצירה ועריכה של מצגות. בין היכולות המרכזיות ניתן להזכיר את האפשרות להתאמה אישית עיצובית מלאה, שילוב קבצי מדיה מכל הסוגים, שילוב אנימציה ואמצעים להמחשה ויזואלית, אינטגרציה עם כלי מיקרוסופט אחרים, שימוש בתבניות ועוד.

פאוור פוינט היא תוכנה לעריכת מצגות, והיא חלק מחבילת הכלים של מיקרוסופט אופיס. בעזרת פאוור פוינט ניתן לערוך מצגות לכל מטרה, בקלות ובמהירות. ניתן לשלב בה תמונות, גרפיקה, תבניות, טבלאות ועוד. אפשר להוסיף אפקטים שונים וליצור מצגות ברמה גבוהה במהירות.

עם פתיחת המסמך יופיע סמן הכניסה המהבהב – סמן הכניסה מציג את הנקודה בא יכנס האלמנט הבא בגוף העמוד: טקסט, תמונה או כל אובייקט אחר. האובייקט יכנס בהתאם למגבלת מידות העמוד.

המטרות והאפשריות ב – כותרת עליונה ותחתונה – הן, כותרות עליונות או תחתונות, שיופיעו בכל המסמך בכל עמוד ועמוד – לדוגמא מספור, אנו רוצים שמספר העמוד ימשיך לפי הסדר בכל עמוד נוסף. אפשרות נוספת – לוגו, כשם שיש לוגו לחוברת זו בכל עמוד ועמוד. אפשריות נוספות למספר עמוד או לוגו שביכולתנו להוסיף הן: התאריך והשעה, כותרת המסמך, נתיב המסמך, שם המחבר, ועוד מגוון אפשרויות.

שאנו עובדים עם רשימה, אנו רוצים שיהיה סדר בין רשומה לרשומה. לפיכך אנו נוהגים למספר את הרשימה, או לתת הבלטה לכל סעיף.

לפסקה יש הגדרה לשונית והגדרה מעשית. ההגדרה הלשונית: הפסקה היא קבוצה של משפטים, הערוכים בסדר הגיוני, שרעיון מרכזי אחד מלכד אותם ומשותף לכולם; בראשית כל פסקה, יוכנס המשפט הראשון פנימה- מהשוליים הימניים של העמוד. ההגדרה המעשית, מבחינת ההגדרות ב Word: הפסקה תסתיים כשאלחץ על ה- Enter ; כמו”כ, מעבר להגדרה, באופן מעשי – איזה לחצן יכניס את השורה הראשונה פנימה מבלי לפגוע בשאר הטקסט.

בכל שלב נוכל להוסיף הערה חדשה. התכנה יודעת לסמן את המילה שהסמן שלנו עמד עליה, או אם נסמן מילה ספציפית/ משפט ספציפי ההערה תסמן ותדגיש את שסימנו, ומוסיפה חלונית הערות לצפייה.

הפניות במסמך בדומה להפניה מדף אינטרנט הם כמו היפר קישור –כשאנו לוחצים על לינק, נוצר קישור ומעבר לדף אינטרנט אחר.

כדי להסביר מהו ה – Microsoft Office – 365, נתחיל קודם בהסבר המתבקש – מהו בכלל האופיס. האופיס, או בשם המלא: Microsoft Office, הינה חבילה – השייכת לחברת מיקרוסופט – המאגדת את כל היישומים הנותנים לנו מענה לצרכים המסורתיים של המשרד – ולכן החבילה נקראת אופיס – (משרד).

עם פתיחת המסמך יופיע סמן הכניסה המהבהב – סמן הכניסה מציג את הנקודה בא יכנס האלמנט הבא בגוף העמוד: טקסט, תמונה או כל אובייקט אחר.

השילוב של שני הכלים מעניק לכם הרבה ערך מוסף. למשל ניתן לקבוע פגישות ב-TEAMS ישירות מהאאוטלוק, או לקבל עדכונים מהשיחות של הצוות ישירות למייל. כמו כן ניתן גם לשתף את רשימת אנשי הקשר וליהנות מכלים נוספים המייעלים את העבודה היומיומית.

ניתן בקלות למשוך הודעת מייל שנשלחה, בתנאי שלא נפתחה על ידי הנמענים. יש לבחור את ההודעה בתיקיית הדואר הנשלח, ושם לבחור אחזור הודעה.

כן, אאוטלוק הוא חלק מחבילת התוכנות של מיקרוסופט 365.

היתרון של Outlook הוא שהיא הרבה יותר ממערכת לניהול הדואר האלקטרוני. היא מסונכרנת עם לוח השנה וכלים נוספים של אופיס, ויכולה לשמש ככלי ניהול הנשען בין היתר על מידע מתוך הדואר האלקטרוני.

ל-Outlook יכולות רבות הכוללת ניהול יומן פגישות ושיתוף אירועים מלוח השנה. ניהול מספר חשבונות אימייל. תזמון מראש של הודעות אימייל, סנכרון בין מיילים לבין לוח השנה (למשל עדכון כרטיס טיסה מהמייל הישר ללוח השנה) ועוד תכונות המייעלות את סביבת העבודה וניהול המשימות היומיומי.

ניתן לחלק את השימוש ב-SharePoint לשני סוגים של שימוש: פתרון עבור צוותי עבודה ושימוש לצורך תקשורת

SharePoint הוא עוד אחד מהכלים המתוחכמים שמציעה מיקרוסופט לטובת העובדים הזקוקים למערכות תקשורת יעילות, העברת מידע ושיתוף. זוהי מערכת הנותנת פתרון גמיש עבור הצרכים הארגוניים

שני השירותים הם למעשה שירותי ענן, אך הם אינם זהים. שירותי OneDrive הם מודל פשוט לשימוש, וגם זול יותר. רוב המשתמשים עשויים להסתפק במערכת זו. אך מנגד אחרים זקוקים לנפח אחסון גדול יותר ותכונות נוספות, ולכן יבחרו במערכת Azure. למשל OneDrive מספקת עד 6TB של שטח אחסון, ואילו Azure מאפשרת עד 500TB. וישנן גם תכונות נוספות המתאימות לצרכים של ארגונים גדולים, אותן תמצאו רק ב-Azure.

כדאי לכם להשתמש במערכת זו מכיוון שהיא מעניקה לכם גם ביטחון. כאשר הקבצים שלכם מגובים על השרתים של מיקרוסופט אתם יכולים לדעת ששום דבר לא ילך לאיבוד, לא בגלל תקלה ולא בגלל מתקפת האקרים. ובנוסף השירות הוא חינם! חבילת האחסון הבסיסית מעניקה לכם 5GB שטח אחסון, אך חבילות גדולות יותר הן בתשלום.

שירותי הענן מבטיחים זמינות של הקבצים מכל מקום ומכל מכשיר.

השימוש בשירותי הענן של מיקרוסופט הוא אינטואיטיבי ופשוט. ניתן להעלות ולשתף קבצים באמצעות ממשק ה WEB או באמצעות הגדרת סנכרון בסייר הקבצים. ניתן גם להתקין אפליקציה על מכשיר הטלפון הנייד. ביצוע כל הפעולות אינו דורש יותר מידע בסיסי ביישומי מחשב.

Onedrive היא מערכת אחסון קבצים בענן מבית מיקרוסופט. פלטפורמה זו מאפשרת למשתמשים לאחסן את הקבצים ולשמור על זמינותם מכל מקום ומכל מכשיר. מערכת זו נועדה לענות בין היתר על הצרכים של קולבורציה בארגון, והיא מאפשרת לשתף קבצים ולשלוט על הרשאות הגישה. המערכת תומכת בכלי העבודה המרכזיים של מיקרוסופט כמו Office 365 ו-Teams.

אחד מהאמצעים החשובים שיש לנו במהלך קיום פגישת ווידאו הוא היכולת לשתף את המסך שלנו, או רק אפליקציה או חלון מסוימים מהמחשב שלנו, כדי להדגים ולהראות לחברי הצוות המשתתפים מה שאנחנו צריכים.

Outlook היא מערכת לניהול זמן ומשימות. היא מבוססת על מערכת הדואר האלקטרוני, והיא משלבת כלי ניהול שונים הכוללים יומן חכם, לוח שנה, פתקים לתזכורת ועוד. זהו חלק מחבילת אופיס.

רוצים להשתמש ב- Office 365 כמו מומחים?ברוכים הבאים ל- Microsoft Office 365, אוסף של שירותים הכוללים את אותם יישומי ליבה כמו בגרסה המסורתית ויישומים נוספים שנועדו לשפר ביצועים, ליעל תהליכים, להגביר עבודה משותפת ולעטוף באבטחה מירבית – כשההבדלים העיקריים הם הענן ואופן התשלום של המנוי: ניתן לרכוש את החבילה בדמי מנוי חודשיים, בהתאמה אישית ולפי שימוש בפועל ולא כפי שהיה עד עכשיו. מושלם עבור סטודנטים, עסקים וארגונים.

משנת 1993 Microsoft Office הייתה חבילת היישומים המוכרת והשימושית, שיכל לרכוש כל משתמש קצה, פרטי או ארגון, במסגרת תוכניות רכישה שונות.

ישנן כתריסר תוכניות מינויים שונות. כל תכנית כוללת תכולת אפליקציות ושירותים שונה. להלן סקירה של האפליקציות והשירותים העיקריים ב-Microsoft 365.

חבילת מיקרוסופט 365 היא חבילה נרחבת יותר מאשר אופיס 365. היא מכילה את כל כלי האופיס 365, אך כוללת גם את מערכת ההפעלה ווינדוס, והגנה של EMS.