הטמעת מערכות ומוצרי מיקרוסופט לחברות וארגונים
תוכן עניינים
הטמעת מערכות ומוצרי מיקרוסופט
אנו עוסקים בניהול פרויקטים ארוכי טווח בעולמות ההדרכה, Change Management – הטמעה ואימוץ טכנולוגיות מתקדמות, החדרת טכנולוגיות חדשות לארגונים, בניית מערכי הדרכה והטמעה, Train The Trainer, העברת ידע לצוותי IT, Help Desk ומשאבי אנוש, כתיבת ספרות טכנית.
בתחום הטמעת מערכות, כרמל מציעה את שלוש הצלעות לקיום פרויקט:
ניהול האנשים לצד השינוי בארגון הוא חלק אינטגרלי וקריטי מהפרויקט, שהרי ללא התחשבות בגורם האנושי הכרוכה בהעלאת המודעות, יצירת הנעה, הנגשת הידע הנדרש, הקניית יכולות והטמעתן, הפרויקט יכול לנחול התנגדויות רבות, פערי ידע, גרירת משכי זמן ארוכים, חוסר מוטיבציה בקרה העובדים ועוד.
- ניהול השינוי ובו תוכנית ההדרכה,חייבים להתבצע על ידי כלים מוגדרים ומודלים ברורים,הכולליםאיסוף שיטתי של מידע על העובדים והספונסרים בארגון, ניתוח המידע והתאמת הצרכים.
- ראוי לציין שכל אחת מצלעות הפרויקט חייבת להיעשות בתיאום ובסנכרון.כדי להציע תוכנית לניהול השינוי ותוכנית הדרכה, יש להכיר את אפיון הפרויקט והארגון, אילו מכשירי הנעה אפשריים ואילו בלתי-אפשריים, מגבלות הדרכה, כמויות צוותים ועוד גורמים קבועים ומשתנים רבים.
הדוגמא להלן היא מתווה אפשרי כללי לארגון שכבר קיים בו ניהול פרוייקט:
הגדרת התוכנית: (מנהל פרוייקט השינוי)
- הכרת הארגון
- הכרת הפרויקט
- הערכת חלקי הפרויקט: ספונסרים, מנהלת, השפעה על צוותים שונים
- אפיון סדרי עדיפויות, חוזקות, חולשות במסגרת לוחות זמנים ותקציב
- בניית אסטרטגיה לניהול השינוי בארגון
חלקי התוכנית: (שלב הביצוע: מנהל + מדריכים)
תכנית ספונסרים
o איתור ספונסרים עיקריים בארגון.
o מתן כלים לקידום התוכנית ע"י הספונסרים – קשר ישיר למנהלי הפרויקט, מעורבותם
המינימלית בתכנון במסגרת המחלקות שלהם, בקשתם לאפשרויות תמיכה: מיילים יומיים, שיחות עם עובדים ומנהלים ועוד.
o הגדרות טיפול בהתנגדויות שונות ותמריצים.
o הערכה חוזרת של מוכנות הספונסרים והעלאת ציוניהם.
תכנית מנהלים ישירים וטיפול בהתנגדויות
o בניית תרחישים/פתרונות מותאמים אישית לעבודה שלהם בצוותים.
o הכנת המערכת להפצה כאשר היא מכילה את כל ההגדרות והצרכים של מנהלי הצוותים מראש.
o הדרכה מלאה ויצירת קבוצת עבודה במערכת למנהלי הצוותים.
o איתור איש-צוות עד שניים חזקים שישמשו כ-Super Users.
תכנית תקשורת
o הגדרת המסרים נפרדת למנהל הפרויקט ומנהל השינוי וההדרכה.
o תכנון מסרי מפתח: המצב הנוכחי לעומת המצב העתידי, מה ההשפעה על העובדים, כיצד יתבצע המעבר.
o העברת המסר הראשוני ע"י מנהלי הצוותים לפי היתרונות של הקהלים שלהם: מייל הסבר + שיחת צוות.
o העברת המסר ע"י הספונסרים העיקריים בהודעת מייל.
o העברת מסר ע"י המנכ"ל רצוי בשידור וידאו מלא, ובהודעת מייל.
o הודעת מייל מצוות הפרויקט: מייל של מנהל הפרויקט ושל מנהל השינוי והתמיכה.
o הפצת שלושה סרטוני וידאו קצרצרים לכל הארגון עם היכרות קלילה ומזמינה של המערכת. הסרטונים יופצו יום אחר יום, ולאחר מכן תתחיל תכנית ההדרכה.
o מיילים יומיים אודות הצלחות לקוח ופתרונות עבור כלל הארגון – מאת צוות הפרויקט, מאת הספונסרים או מאת הלקוח המצליח עצמו.
תכנית הדרכה
o בניית מערכי הדרכה תפורים לצוותים לפי הגדרות ראשי הצוותים.
o ראשי הצוותים כאמור יעברו הדרכות ופגישות אישיות לפני תכנית התקשורת.
o הדרכות Hands-on לצוותים.
o ארבעה עמודים אינפוגרפים מלווים להדרכה ולצוותים. העמודים יכללו גם איזור כתיבה פתוח שבו יוכלו לכתוב את ההערות האישיות שלהם מתוך ההדרכות.
o הכנה מראש של צוות הDesk- Help בהדרכות אדמין כולל מסמכי טיפול בתקלות נפוצות.
תכנית הטמעה
o הדרכה קצרה ל-Super Users על עבודה מתקדמת עם המערכת. הם יוגדרו ויסכימו לקבל תפקיד של מוקד ידע ראשוני, לנושאים הדרכתיים, לפני פנייה לDesk- .Help
o משימות-שולחן שינתנו לעובדים לאחר שעברו הדרכה, שעליהם להשלים כדי לוודא שהבינו את תחילת העבודה.
o ביצוע סקרי ידע כוללים דרך המערכת, איסוף והערכת המידע.
o הפצת שאלוני ידע אישיים דרך המערכת. הצ'קליסט יכלול שאלות פרטניות המתאימה לעבודה בכל צוות.
o יצירת סקרים למנהלי צוותים וUsers- Super על רמת הטמעת המערכת בצוותים שלהם, הערכה ותכנון הכשרות המשך, ע"י צוות ההדרכה או ע"י ה- Super Users.
o שליחת שני טיפים שבועיים קצרים ומעוצבים. לפני שלב ההדרכות הטיפים יהיו שיווקיים, בעת שלב ההדרכות הטיפים יהיו אופרטיביים.
o כל תקשורת מנהלת הפרויקט, הספונסרים ומנהלי הצוותים עם הצוותים תהיה באמצעות המערכת. כפוליסי, לתקופת הפרויקט, יוגדר שכל ההודעות מגורמים אלו במערכת תקבל התרעה במייל. ההודעות יוכלו להיקרא רק במערכת.
o פתיחת צוות כלל ארגוני עם ערוצים: Desk ,Help שאלות נפוצות, ערוץ הדרכה (חומרי הדרכה כתובים וסרטונים, ואפשרות פנייה לצוות ההדרכה,) ערוץ מנהלת הפרויקט.
**במידת האפשר, תלוי במסגרת הזמן והפרוייקט, תכניות אלו יכולות לכלול גם תמריצים אישיים. כאשר דבר זה אפשרי, ניתן לשלב גם אלמנטים חוויתיים ומניעים ללמידה, ביצוע, השתתפות והנמכת התנגדויות.
הדרכות לארגונים
חברת כרמל שירותי הדרכה מספקת פתרונות הדרכה מגוונים לחברות וארגונים מכל המגזרים. אנו מציעים הכשרות מקיפות למשתמשים בכל הרמות, כולל מנהלים, אנשי פיתוח, תשתיות, מערכות מידע ואבטחת מידע. ההדרכות שלנו כוללות יישומים מרמת הבסיס ועד לרמת מומחה, עם קורסים רשמיים ותכנים מותאמים אישית לצרכים הייחודיים של הארגון.
משאבי אנוש והדרכה
מערכות ומוצרי מיקרוסופט לארגונים
אנשי IT ומומחים
שירותי תמיכה מוצרי מיקרוסופט
בארגונים
