תהליך בנייה יעיל של ממשק קביעת תורים ופגישות ופרסומו, מומלץ לפי השלבים הבאים:
שלב א' – מסך מידע עסקי
שלב ב' – מסך צוות
שלב ג' – מסך שירותים
שלב ד' – מסך דף ההזמנה
בכל שלב, ואף לאחר הפרסום, ניתן לחזור לכל אחד מהמסכים ולעדכן את המידע וההגדרות בהתאם לצורך. רצוי להקפיד על בדיקה תמידית של התאמת ההגדרות במקרים של שינויים עסקיים: שינויי זמינות, שינויי מועדים, עדכון חופשים וחגים, שינויי מגבלות של חברי צוות או שירותים, עדכוני מחירים וכו'.
שלב א' – מסך מידע עסקי
הגדרות חשובות לציון במסך זה:
- שדות להזנת מידע בסיסי וחשוב של העסק, שיוצג בדף ההזמנה ללקוח.
- חשוב מאוד לשים לב להזנת קישור של מדיניות פרטיות וקישור נוסף לתנאים והגדרות. קישורים אלו באתר העסק או בכל מקום אחר צריכים להכיל את ההגדרות המשפטיות של מתן השירות. אם לא קיימים דפים כאלה, ניתן לפרט את תנאי השירות והמדיניות גם במסך השירותים.
- חשוב להגדיר את המטבע. במסך הגדרת השירותים ניתן לקבוע את סכום התשלום עבור כל שירות, והסכום שיוזן יופיע בשער המטבע שיבחר בשדה הנוכחי.
- הוספה או שינוי של סמל העסק. ניתן לשנות גם במסך הבית.
- בחירת סוג העסק מתוך רשימה של אפשרויות. ניתן להקליד גם באופן חופשי.
- הגדרת שעות הפעילות מאפשרת גם חלוקת היום לטווחי פעילות לא רצופים, באמצעות לחצן + להוספת משבצת זמן חדשה. ניתן גם להגדיר יום ללא פעילות באמצעות לחצן X שיציג את הכיתוב "סגור".
עם סיום ההגדרות והזנת המידע יש ללחוץ על לחצן שמור.
שלב ב' – מסך צוות
במסך זה תופיע רשימת חברי הצוות השונים שהוגדרו למתן שירותים שונים, עם מידע בסיסי עבור כל חבר צוות ברשימה: שם, תפקיד המתאר את רמת ההרשאה של חבר הצוות לעריכת הנתונים וההגדרות במערכת התזמון, סטטוס הזמינות למתן שירות, כתובת דוא"ל וטלפון.
בחירת חבר צוות מתוך הרשימה מאפשרת לערוך את ההגדרות שלו במסך הגדרות פרטי צוות באמצעות הלחצן , או למחוק את חבר הצוות באמצעות הלחצן .
כדי להוסיף חבר צוות חדש יש ללחץ על לחצן + הוסף צוות.
במסך פרטי צוות שיפתח יש להזין את המידע אודות חבר הצוות:
- יש להתחיל בהזנת שדה הוסף אנשים. בשדה זה ניתן להקליד שם חבר צוות רצוי, כאשר תוך כדי הקלדה תופיע תיבת גלילה לבחירה בין אנשי קשר הנמצאים בפנקס הכתובות של הארגון:
- בבחירת איש קשר מתוך הארגון מיד ימולאו השדות דואר אלקטרוני, ראשי תיבות ותפקיד (במצב צופה) באופן אוטומטי.
- בבחירת איש קשר מחוץ לארגון מיד ימולאו השדות דואר אלקטרוני, ראשי תיבות ותפקיד (במצב אורח, ללא אפשרות לשינוי) באופן אוטומטי.
- ניתן להקליד גם של שם חבר חדש שאינו מופיע בפנקס הכתובות (ובכך גם מחוץ לארגון). במקרה זה יש להזין את שדה דואר אלקטרוני באופן יזום, ושדה תפקיד יוגדר באופן אוטומטי למצב אורח, ללא אפשרות לשינוי.
- שדה תפקיד מכיל שלושה סטטוסים:
- מנהל מערכת – גישה לעריכת כל ההגדרות במערכת התזמון, הוספה והסרה של חברי צוות ויצירה, עריכה ומחיקה של הזמנות.
- צופה – גישה לקריאה בלבד של ההגדרות במערכת התזמון, צפייה בכל ההזמנות בלוח השנה, ללא יכולת לערוך או למחוק אותן.
- אורח – גישה מוגבלת, המותאמת בעיקר לחברים מחוץ לארגון, המאפשרת להקצות חבר צוות להזמנה, אך ללא הרשאה לתיבת הדואר של ההזמנות, שנוצרת אוטומטית עבור מערכת ההזמנות ב-Outlook של חברי הצוות שבארגון. חבר צוות בסטטוס צופה עדיין יכולים לקבל הודעות בדוא"ל על הזמנות שהוקצו להם, ע"י סימון תיבת הבחירה בשדה הודעות בדואר אלקטרוני.
- באופן יזום יש להזין את שדה מספר טלפון וניתן גם לשנות את שדה ראשי תיבות.
- חשוב מאוד לשים לב לסימון הרצוי של תיבת הבחירה אירועים בלוח השנה של Office משפיעים על הזמינות כדי לוודא, במידת הצורך, סנכרון של לוח השנה האישי ב-Outlook הכולל את הפעילויות, הפגישות והאירועים השוטפים, עם זמינות התורים במערכת התזמון.
- כברירת מחדל, שעות הפעילות של חבר הצוות משוכפלות מהגדרת שעות הפעילות שהוגדרו בשלב א' במסך מידע עסקי. אם רוצים לשנות את ההגדרות באופן ייחודי לחבר הצוות יש לבטל את הסימון של תיבת הבחירה השתמש בשעות פעילות העסק, ומיד תתאפשר העריכה של שעות הפעילות.
עם סיום ההגדרות והזנת המידע יש ללחוץ על לחצן שמור.
שלב ג' – מסך שירותים
במסך זה תופיע רשימת השירותים השונים שהוגדרו, עם מידע בסיסי עבור כל שירות ברשימה: שם השירות, זמן ברירת מחדל לתיאום תור עבור השירות, מחיר השירות וחברי הצוות ששויכו למתן שירות זה.
בחירת שירות מתוך הרשימה מאפשרת לערוך את ההגדרות שלו במסך הגדרות השירות באמצעות הלחצן , או למחוק את השירות באמצעות הלחצן .
כדי להוסיף שירות חדש יש ללחץ על לחצן + הוסף שירות.
במסך פרטי שירות שיפתח יש להזין את המידע אודות השירות:
- רצוי להזין את שדה התיאור בקפידה, ולכלול מעבר לתכולת השירות את תנאי השירות והמדיניות.
- הדלקת המתג של האפשרות הוסף פגישה מקוונת תוסיף קישור התחברות לפגישה ב-Teams להזמנה בלוח השנה של מערכת התזמון ולהודעת האישור במייל שיקבל הלקוח המזמין.
- חשוב להגדיר את משך ברירת המחדל של השירות, כדי שמערכת התזמון תשריין את המשך המתאים בלוח השנה.
- לטובת רווחת העובדים רצוי לקבוע משך זמן חיץ שבו ללקוחות אין אפשרות להזמין, לפני ואחרי מתן השירות הרלוונטי.
- כאשר לקוחות קובעים מועד רצוי לתור או לפגישה במערכת התזמון, ניתנת להם האפשרות לשנות את פרטי הפגישה לאחר מכן, כמו לצורך בחירת מועד פנוי חדש. כמו כן, כפי שיורחב בהמשך אודות מסך לוח שנה (ר' עמוד 16), גם חברי צוות בתפקיד מנהל מערכת יכולים ליצור הזמנת שירות עבור לקוחות, לדוגמה: כאשר הלקוח יוצר קשר טלפוני לקביעת תור או תיאום פגישה, ויש לשריין את ההזמנה בלוח השנה. גם במקרה זה ניתן לאפשר ללקוחות אלה גישה לשינוי פרטי הפגישה. כדי לאפשר זאת, במידת הצורך, יש להדליק את המתג אפשר ללקוחות לנהל את הפגישה במקרה שהיא נקבעה עבורם על-ידך או על-ידי הצוות שלך.
- הגדרת מחיר ברירת מחדל כוללת את האפשרויות: מחיר קבוע, החל מ-, לפי שעה, חינם, המחיר משתנה (הודעה), התקשר אלינו (הודעה), והמחיר לא הוגדר (הודעה).
- במסך זה חשוב להקצות את חברי הצוות שיכולים לתת את שירות זה, מתוך רשימת חברי הצוות שהוגדרו בשלב ב'.
שדות נוספים בהמשך מטפלים בתקשורת מול הלקוח המזמין ומופיעים בדף ההזמנה:
- לחיצה על שנה תחת האפשרות שדות מותאמים אישית תפתח חלון צידי:
- הגדרת מצב הדרישה למילוי פרטי לקוח: דואר אלקטרוני, מספר טלפון, כתובת לקוח והערות.
- הוספת שדות מותאמים אישית באמצעות הלחצן + הוסף שאלה. ניתן לבחור בין שאלת טקסט פתוחה לבין שאלת רשימה נפתחת המאפשרת ברירת אפשרויות סגורה.
- תזכורות – ניתן להגדיר ולערוך מספר תזכורות מטרימות לפגישה שישלחו בדוא"ל:
- ע"י לחיצה על הלחצן ערוך את התזכורת, ניתן לערוך את תזכורת ברירת המחדל: טווח הזמן לפני מועד הפגישה, נמעני התזכורת (לקוח בלבד, צוות בלבד או כלל המשתתפים) ותוכן התזכורת. ע"י לחיצה על הלחצן X מחק את התזכורת, ניתן למחוק את תזכורת ברירת המחדל.
- ניתן להוסיף תזכורות נוספות לטווחים שונים לפני הפגישה ע"י לחיצה על הוסף תזכורת בדואר אלקטרוני.
- אישורים – להודעת דואר האלקטרוני האוטומטית שנשלחת ללקוחות המזמינים ניתן להוסיף מידע קבוע בגוף ההודעה, עם אפשרות עריכת טקסט גבוהה (צבעים, אפקטי טקסט, קישורים, טבלאות וכיו"ב) בשדה מידע נוסף עבור אישור בדואר אלקטרוני.
- פרסום – כברירת מחדל השדה אפשרויות פרסום מוגדר כפעיל. במקרים שבהם השירות לא זמין יותר לתקופה מוגבלת, ולכן רצוי לא להציגו בדף ההזמנה, אך גם לא למחוק אותו לאלתר, או במקרים שבהם רצוי שהשירות הרלוונטי לא יפורסם בדף ההזמנה לכל הלקוחות שקובעים תורים בעצמם, אלא ישמש רק את חברי הצוות בתפקיד מנהל מערכת (ר' עמוד 7) לקביעת תורים ללקוחות באופן פרטני, ניתן לבטל את תיבת הסימון של שדה זה.
- תזמון מקוון – כברירת מחדל, האפשרויות המוצעות בעת תזמון מקוון, מוגדרות בשלב ד' – בהגדרת דף ההזמנה (ר' עמוד 14). כדי לבצע שינויים ייחודיים עבור השירות הרלוונטי ,כמו מדיניות התזמון לקביעת הפרשי זמנים והגדרת זמן מינימום ומקסימום לפני מועד השירות המוזמן, ביטול האפשרות לבחירת חברי הצוות למתן שירות ועוד, יש לבטל את הבחירה בתיבת הסימון של שדה אפשרויות תזמון מקוון.
עם סיום ההגדרות והזנת המידע יש ללחוץ על לחצן שמור.
שלב ד' – מסך דף ההזמנה
מסך זה הוא השלב האחרון בו ניתן לבצע "עלייה לאוויר": פרסום דף ההזמנה כאתר אישי, עם כל הגדרות ההכנה שבוצעו בשלבים הקודמים, או השבתת הפרסום, כמו לצרכי עדכון למשל. בהתאם, במסך זה ניתן לערוך ולעצב את המראה הכללי של הדף, לקבוע את הגישה והרשאות הכניסה לדף, מתן אפשרויות שונות לפעולות בדף וביטולן ועוד.
הגדרות חשובות לציון במסך זה:
- בקרת גישה לדף ההזמנה:
- אפשרות הגדרת גישה רק לאנשים מהארגון, כלומר בעלי חשבון של Office 365מטעם הארגון.
- דרישת לקוחות מזמינים ליצירת סיסמה עבור החשבון שלהם בדף, לטובת כניסה לדף וביצוע הזמנות
- מניעת איתור הדף במנועי חיפוש שונים. מצב זה מבטיח שהגישה לדף תינתן רק למי שקיבל קישור ישיר.
- הסכמה לשימוש בנתוני לקוח – הוספת אפשרות בחירה ללקוחות לקבלת הסכמתם את תנאי מדיניות השימוש העתידי בנתונים שהם מזינים בעת זימון במערכת, לטובת פעילות עסקית מעבר לזימון התור (שם, טלפון, דוא"ל ושאר הפרטים שהוגדרו בשלב ג' במסך השירותים. ר' עמוד 9). ניתן לנסח המפרטת את המדיניות והשימוש בנתונים. בחירתו ושאר המידע שיזין יופיעו בפרטי הלקוח מסך לקוחות (ר' עמוד 17).
- מדיניות תזמון – הגדרות אפשרויות תזמון וקביעת תורים ברמת כל שירותי והמערכת. במסך שירותים ניתן להגדיר הגדרות ייחודיות שונות לשירות מסוים (ר' עמוד 11):
- הפרשי זמן – יחידות הזמן המינימליות להפרשי קביעת פגישה: החל מחמש דקות ועד ארבע שעות, או הגדרת הפרשים מותאמים אישית.
- זמן ביצוע מינימלי – הזמן המינימלי ביותר בשעות לתיאום של תור או פגישה.
- זמן ביצוע מקסימלי – הזמן המקסימלי ביותר בימים לתיאום של תור או פגישה.
- הגדר זמינות אחרת עבור טווח תאריכים – שעות העבודה שעודכנו במסך מידע עסקי הם הגדרה כללית. אפשרות זו מאפשרת להגדיר טווחים של זמן בהם שעות העבודה יהיו שונות, כמו בחגים או חופשים למשל. חשוב מאוד לשמור על ערנות לגבי הגדרות אלה, כדי למנוע תזמונים וקביעת תורים של לקוחות במועדים לא רצויים.
- הצג תמיד משבצות זמן באזור זמן של העסק – אם ניתנה ללקוחות האפשרות לקבוע פגישות מקוונות (ר' עמוד 9), ייתכן שהם ימצאו באזורי זמן שונים. במקרה זה רצוי להשאיר את תיבת הבחירה הזו לא מסומנת.
עם סיום ההגדרות והזנת המידע יש ללחוץ על לחצן שמור פרסם. ניתן גם ללחוץ על הלחצן
</> הטבע כדי לקבל קוד ל-HTML או ל-IFrame.
מיד עם אישור הפרסום, האתר האישי של דף ההזמנה יעלה לאוויר. כמו כן הסטטוס בתיבת מצב דף ההזמנה בראש המסך ישתנה למצב פורסם, תופיע כתובת הדף עם אפשרות להעתקת הקישור ויופיע לחצן פתח דף שפורסם למעבר לצפייה בדף ההזמנה.
דף הזמנה לדוגמא:
לאחר יצירת מערכת התזמון ניתן לחזור לכל אחד מהמסכים של השלבים הקודמים כדי לשנות הגדרות רצויות. במקרה כזה רצוי מאוד "להוריד מהאוויר" את פרסום דף ההזמנה באמצעות הלחצן בטל פרסום, כדי למנוע התנגשות אפשרית של תזמון לקוחות בעת שינוי ההגדרות, ולפרסם את הדף מחדש בסיום שינוי ועריכת ההגדרות.
