לאחר פרסום דף ההזמנה, יתחיל להצטבר מידע באופן אוטומטי בשני מסכים:
מסך לוח שנה – תיעוד כל הפגישות והתורים שזומנו ופרטיהם.
מסך לקוחות – תיעוד כל הלקוחות שזימנו פגישות ותורים ופרטיהם.
מלבד הצפייה הנדרשת במסכים אלו לטובת התפעול השוטף, ניתן לבצע בהם גם פעולות יזומות לניהול המערכת והמידע.
מסך לוח שנה
פעולות יזומות במסך זה:
- לחצן +הזמנה חדשה – ליצירת הזמנה יזומה ללקוח ע"י חבר צוות בתפקיד מנהל מערכת (ר' עמוד 7 לגבי תפקידים לחברי צוות ועמוד 11 לגבי מצב פרסום). בעת הלחיצה תפתח תיבת בחירה בין השירותים הרצויים, ולאחר בחירת השירות הרצוי יפתח טופס ההזמנה כולל פרטי הלקוח, פרטי השירות ובחירת חבר צוות רצוי.
- ניתן לייצר הזמנה חדשה גם ע"י סימון טווח הזמנים הרצוי ישירות בתוך לוח השנה.
- לחצן שעות מנוחה – לשריון טווח זמן בלוח השנה, ללא הגדרת שירות. אפשרות זו יעילה לטובת קביעת זמנים להפסקות ומנוחות.
- ניתן ללחוץ על משבצת זמן של פגישה מתוזמנת ישירות בתוך לוח השנה כדי להרחיב את המידע על הפגישה שנקבעה, לערוך אותה או למחוק אותה.
- ניתן לברור בין תצוגות לוח השנה: יום, שבוע עבודה, שבוע וחודש.
מסך לקוחות
במסך זה תופיע רשימת הלקוחות השונים שהתווספו למערכת באופן אוטומטי בעת שזימנו תור או פגישה בעצמם באופן מקוון, בעת שנקבעו להם תור או פגישה ע"י חבר צוות בתפקיד מנהל מערכת, או שהתווספו למערכת באופן יזום במסך זה.
לחיצה על לקוח נבחר מתוך הרשימה, תציג בחלון הפרטים בצד את המידע שהוזן על הלקוח בעצמו או ע"י חבר צוות. כמו כן, בחירה בלחיצה על לקוח נבחר מתוך הרשימה מאפשרת לערוך את הפרטים והמידע אודותיו במסך עריכת איש קשר, באמצעות הלחצן ערוך, או למחוק את הלקוח באמצעות הלחצן מחק.
כדי להוסיף לקוחות חדשים:
- ניתן לייבא רשימת לקוחות מתוך קובץ CSV, באמצעות הלחצן יבא לקוחות.
- יש ללחץ על לחצן + חדש להגדרת פרטים של איש קשר חדש יחיד.
במסך הוספת איש קשר שיפתח יש להזין את המידע אודות הלקוח: שם, כתובת דוא"ל, טלפונים, כתובות וכיו"ב. באמצעות האפשרות אחר ניתן להוסיף שדות נוספים: כינוי, דף אינטרנט אישי, תחביבים, יום הולדת, יום נישואין ועוד. מידע רב יותר על הלקוח יכול לסייע במתן שירות נרחב ויעיל יותר.
