| שם החברה / תחום עיסוק | עיריית יבנה |
| סוג פעילות | הטמעה |
| סוג פרויקט | בניית אתרים מבוססי Microsoft SharePoint Online, כולל ספריות מסמכים ודפי פורטל (ארגוני ואגפיים), לשימוש פנימי של עובדי עיריית יבנה. |
| המצב ההתחלתי | אין כיום פורטל ארגוני עבור עובדי העירייה. מסמכי העבודה של האגפים והפעילויות השונות בעירייה מאוחסנים בשרת קבצים (file share) – טכנולוגיה מאד ישנה ומוגבלת ביכולות שלה! ישנו שימוש מועט ולא מוסדר לניהול ושיתוף מסמכי עבודה בתשתית הענן של SharePoint (בעיקר אצל מעט משתמשים שאימצו את השימוש ב-OneDrive). |
| מטרת העל | שיפור תהליכי עבודה ושיתוף בין יחידות העירייה ועם גורמי חוץ והנגשת מידע מכל מקום ובכל זמן, באמצעות בניית פלטפורמה דיגיטלית אחידה מבוססת תשתיות ענן לכל אגפי העירייה ויחידותיה לרבות פורטל ארגוני הנגיש לכל עובדי העירייה, במטה ובשטח. |
| תיאור כללי של הפרויקט / תהליך | לעת עתה בוצע שלב אפיון מפורט. שלב זה בוצע בשני אפיקים מקבילים: 1. אפיון הפורטל הארגוני – בוצע תהליך של איסוף וניתוח דרישות מול מנהלת מחלקת משאבי אנוש ועל סמך זה זוהו ומופו הרכיבים הפונקציונלים שירכיבו את הפורטל כמו גם אופן הנגשתו לעובדים שאין ברשותם חשבון מיקרוסופט 365. 2. אפיון האתרים ברמת האגף – בוצע תהליך תשאול ואיסוף דרישות מול מנהלי האגפים ובעלי עניין נוספים ועל סמך זה הוגדרה תבנית אתר אגף כללית יחד עם זיהוי צרכים מיוחדים במספר אגפים. כמו כן, מופו האגפים שיש ערך מוסף ליצור עבורם דף פורטל ברמת האגף.בסופו של תהליך נוצר מסמך אפיון המסכם את הדרישות, המסקנות וההמלצות של העבודה בשני האפיקים. נוסף לכך המסמך מתייחס להיבטים הכלליים של תכולת הפרויקט, אופן בניית האתרים מבחינה טכנולוגית ונהלי עבודה ומשילות (Governance) של הסביבה החדשה. מסמך זה כולל גם פרק מסכם המפרט את התכולה הנדרשת מהשלבים הבאים הדרושים להשלמת הפרויקט במלואו: שלבי העיצוב, ההקמה וההטמעה. כמו כן, שלב זה כלל בניית דוגמאות של תבנית פורטל ארגוני ותבנית פורטל אגפי כקווים מנחים עבור שלב העיצוב. |
| תוצאות | מסמך אפיון מפורט המסכם את כל התהליך שבוצע בשלב האפיון. תבניות פורטל ארגוני ואגפי. |
| היקף הפרויקט | 350 עובדי מטה + כ-1500 עובדי שטח. |
