ב-Power Query ניתן לייצר תהליך אוטומטי, הבנוי שלב אחר שלב לעיבוד הטבלה המיובאת. כל שלב כזה מבצע פעולה על מסד הנתונים ומכין אותו לייבוא.
באמצעות הפעולות בקבוצת קבלת נתונים חיצוניים שבתפריט נתונים, ניתן לייבא נתונים אל חוברת העבודה ומודל הנתונים. אולם פעמים רבות, כאשר מייבאים נתונים חיצוניים, עולה הצורך לבצע התאמות של הנתונים המיובאים בשל בעיות בטיוב הנתונים, נתונים מיותרים, נתונים שגויים, בעיות במבנה מסד הנתונים, חישובים הכרחיים חסרים וכיו"ב.
לכן קבוצת קבלה והמרה שבתפריט נתונים, מאפשרת את כל החיבורים לנתונים ממקורות שונים כמו בקבוצת הפעולות קבלת נתונים חיצוניים, אולם כל החיבורים יעברו דרך תהליך יצירת שאילתה. שאילתה היא רצף שלבים שרצים אוטומטית, כאשר כל שלב מבצע פעולה על מסד הנתונים.
בכך למעשה ה-Power Query הוא כלי המאפשר לייצר אוטומציה. בניית תהליכים אוטומטיים מותאמים אישית לתוך התכנה, מרחיבה את היכולות של התכנה, ומאפשרת לנו לייעל את העבודה שלנו עם מסדי הנתונים. יכולת זו מקבילה למאקרו ותכנות ב-VBA.
בניית אוטומציה כזו נכתבת תמיד בשפת קוד כלשהי. מאקרו למשל, נכתב בשפת VBA. שאילתה נכתבת בשפה שנקראת שפת M. לכל שפה, ולשפת קוד בפרט, יש את התחביר, אוצר המילים והכללים שלה.
כלי ה-Power Query מאפשר ליצור שאילתות ללא צורך בידיעת שפת M. עורך השאילתות, שנפתח כחלון נפרד בתוכנה (כמו עורך ה-VBA) בנוי ככל חלון תכנה מוכר, ומאפשר בחירה של פעולות רבות ללא צורך בשימוש בשפת הקוד. כל פעולה שמבוצעת, מתווספת כשלב נוסף בשאילתה, וכך נבנה התהליך האוטומטי. מאחורי הקלעים נכתב האלגוריתם בשפת M.
בסוף ניתן לטעון את מסד הנתונים המעובד אל חוברת העבודה או אל מודל הנתונים.