הבעיה העסקית
חברת הפצה גדולה מפעילה מערך מכירות בפריסה ארצית. הנהלת החברה מעוניינת לקבל תמונת מצב עדכנית על:
- היקפי מכירות לפי אזורים, סניפים ונציגים.
- עמידה ביעדי תקציב.
- מדדי תפעול כמו זמני אספקה ורמת עמידה בלוחות זמנים.
- מוצרים מובילים לעומת מוצרים עם ירידה בביקוש.
האתגרים
- המידע הדרוש מפוזר במספר מערכות נפרדות ובפורמטים שונים.
- תהליך איסוף הנתונים ובניית הדוחות מתבצע באופן ידני, מה שדורש זמן רב ומייצר סיכון לטעויות.
- אין עדכון שוטף – המנהלים מקבלים דוחות "אחוריים" במקום מידע בזמן אמת.
מקורות המידע
- קובצי Excel של הכלכלן – כוללים נתוני תקציב שנתיים וחודשיים ברמת סניף וקטגוריית מוצר.
- מערכת הERP- של החברה – מספקת נתוני ביצוע בפועל: כמות משלוחים, זמני אספקה, סטיות מהזמנות.
- מערכת ניהול לקוחות (CRM) – מכילה נתונים על לקוחות פעילים, היסטוריית רכישות, והיקפי תקשורת עם הלקוח.
הפתרון ב-Power BI
- חיבור לכל מקורות הנתונים – כולל קבצים מקומיים, מסדי נתונים ומערכות מבוססות ענן.
- עיבוד, ניקוי ואיחוד הנתונים באמצעות – Power Query לדוגמה: התאמת שמות סניפים, סנכרון פורמטי תאריך, חיבור לפי מזהי לקוח/מוצר.
- בניית מודל נתונים עסקי -הכולל טבלאות של תקציב, ביצועים, לקוחות ומוצרים עם קשרים הגיוניים ביניהם.
- חישוב מדדים מרכזיים – עמידה ביעדי תקציב, סטייה ממועדי משלוח, שיעור רכישה חוזרת ללקוח.
- בניית דשבורד אינטראקטיבי – עם פילוחים לפי אזור, תקופה, נציג, קטגוריית מוצר ועוד.
- הגדרה של רענון אוטומטי – אחת ליום, או כל מספר שעות לפי הצורך.
- שיתוף נוח ובטוח של הדוחות – גישה מהדפדפן או מהמובייל, עם הרשאות לפי תפקיד.
התוצאה
החברה מצליחה לעבור מתהליך דוחות ידני, איטי וסטטי למערכת אוטומטית, חיה ודינמית. המנהלים יכולים לקבל תובנות בזמן אמת, לאתר בעיות תוך כדי תנועה, ולשפר ביצועים בהתבסס על מידע אמין ומעודכן.
