הפצת דוחות באמצעות אפליקציה (Power BI App)

Power BI App היא חבילת תוכן מוגדרת מראש המבוססת על Workspace אחד וכוללת את כל הרכיבים הנבחרים ממנו – דוחות, דשבורדים, מערכי נתונים וקישורים. האפליקציה נועדה להיות "מעטפת הפצה" נוחה, יציבה ואחידה של דוחות למשתמשים עסקיים.

האפליקציה אינה כלי לפיתוח – אלא ממשק הפצה וצריכה עם חוויית משתמש מותאמת. היא מאפשרת להפריד בין סביבת הפיתוח (Workspace) לבין סביבת הצפייה (App).

יתרונות מרכזיים בהפצה דרך אפליקציה

יצירת אפליקציה

1. ודא שהדוחות שאותם רוצים להפיץ כחבילה נמצאים בתוך ה Workspace-הנדרש.
2. ב- Power BI Service עבור ל-Workspace.
3. לחץ על כפתור Create app.

4. מקבלים את המסך הבא בעל 3 לשוניות:

5. בלשונית Setup  מלא את הפרטים:

• • • שם האפליקציה
    • תיאור כללי למשתמשים
    • לוגו (רשות)

6. בלשונית ב-Content מגדירים אילו אובייקטים (דוחות, דשבורדים וכו') יכללו באפליקציה. הסבר: ניתן לטעון יותר מאשר דוח אחד לתוך Workspace. בהינתן שיש יותר מאשר דוח אחד בתוך ה-Workspace ניתן להחליט אילו דוחות להכליל באפליקציה ואילו לא.

לחיצה על כפתור Add content מציגה את המסך הבא המכיל את כל הדוחות ב-Workspace הנוכחי. ניתן לבחור איזה דוחות לכלול ואיזה לא.

7. בלשונית Audience ניתן להגדיר הגדרות הגישה לאוביקטים השונים באפליקציה:

• • אילו משתמשים / קבוצות יכולים לגשת לאיזה דוח
  • האם לאפשר הורדת דוח
  • האם לאפשר שיתוף חוזר

8. לחץ על Publish והאפליקציה תישלח למשתמשים.

עדכון גרסה של אפליקציה

כל שינוי שנעשה ב-Workspace (לדוגמה עיצוב גרף, הוספת עמוד חדש, שינויים במודל) אינו משפיע מיידית על האפליקציה. רק לאחר ביצוע פעולתUpdate app  השינויים נחשפים למשתמשים.

הדבר מאפשר לפתח, לבדוק ולשפר את הדוח מבלי להפריע למשתמשים הקיימים עד לפרסום יזום.

הרשאות גישה לאפליקציה

במסך ההפצה של האפליקציה ניתן להגדיר למי תהיה גישה:

• משתמשים בודדים (מיילים)
• קבוצות אבטחה  (Azure AD)
• קבוצות Microsoft 365
• כל משתמש בארגון (בזהירות!)

ההרשאה ניתנת ברמת צפייה בלבד, אלא אם המשתמש גם חבר ב-Workspace.

לסיכום, הפצת דוחות באמצעות אפליקציה היא השיטה הארגונית, הבטוחה והמקצועית ביותר לשיתוף תכני Power BI עם משתמשים עסקיים. היא מספקת שליטה מלאה על ההפצה, גמישות בעדכון גרסאות והפרדה ברורה בין תהליך הפיתוח לצריכה בפועל. מיקרוסופט ממליצה להעדיף שימוש באפליקציות בכל מקרה שבו יש צורך להפיץ תוכן לקבוצת משתמשים ולא למשתמש בודד.