אנחנו בכרמל הדרכה נתקלים מדי יום בארגונים וחברות המלווים על ידנו בתהליכי דיגיטציה, בהם הפער בין ה"כלים שיש לארגון ברישיון" לבין ה"ניצול בפועל של הכלים האלו" הוא עצום.
כדי להמחיש את הפוטנציאל הגלום בניצול נכון של הכלים שברשותכם, נבחן דוגמה מעשית לתהליך קליטת עובד חדש בחברה ממוצעת. תהליך זה, לרוב, הופך לסיוט לוגיסטי ובזבוז משאבים יקר.
אילו שלבים ופעולות בארגון ניתן לבצע באופן אוטומטי בעת קליטת עובד חדש?
נניח שישנה חברה צומחת המגייסת עובדים באופן קבוע. בבדיקה פשוטה, ניתן לראות כי קליטת עובד יחיד גוזלת במצטבר כ-8 שעות עבודה, המפוזרות על פני ארבעה אנשים שונים בארגון:
-
מחלקת HR (משאבי אנוש): פתיחת תיקייה ייעודית ב-SharePoint והכנת טפסים.
-
מחלקת IT (מחשוב): הקמת משתמש, פתיחת מייל והזמנת ציוד קצה.
-
מנהלת המשרד: הנפקת כרטיס כניסה פיזי ותיאום לוגיסטי.
-
ראש הצוות (המנהל הישיר): עדכון המערכות המקצועיות, הגדרת הרשאות ותיאום פגישות היכרות.
כל מי שמנהל ארגון מכיר את הבעיה: כשתהליך מבוזר בין כל כך הרבה ידיים, משהו תמיד נופל בין הכיסאות. העובד מגיע ביום הראשון ומתברר שהמייל שלו עדיין לא הוגדר, כרטיס הכניסה לא מוכן, או שהגישה למערכת ה-CRM מתעכבת שבוע שלם.
התוצאה? פגיעה קשה בחוויית העובד ביומו הראשון, ובזבוז זמן יקר של מנהלים.
כיצד פועל התהליך האוטומטי באמצעות משלוח טופס אחיד?
אפשר לפשט את התהליך הזה לרמת המשתמש בצורה פשוטה. במקום שרשרת מיילים ומשימות ידניות, ניתן לבנות פתרון מבוסס Power Automate, תוך מספר ימי עבודה בלבד.
הנה דוגמה לתהליך חדש, יעיל ופשוט:
ראש הצוות ממלא טופס יחיד ומרוכז ב-SharePoint ברגע שעובד חדש מתקבל. מרגע לחיצה על "שלח", המערכת מבצעת את כל הפעולות הבאות באופן אוטומטי לחלוטין:
-
ניהול מסמכים: פתיחת תיקייה אישית אוטומטית לעובד ב-SharePoint, המבוססת על תבנית מובנית של מסמכי קליטה.
-
רכש וציוד: שליחת מייל אישור והזמנה אוטומטי למחלקת IT עם פירוט הציוד הנדרש ותאריך ההתחלה המדויק.
-
לוגיסטיקה ומשרד: יצירת משימה מוגדרת ב-Microsoft Planner עבור מנהלת המשרד, כולל תזכורת אוטומטית 3 ימים לפני הגעת העובד.
-
הרשאות ומשתמשים: הקמת חשבון Microsoft 365, שיוך אוטומטי לקבוצות התפוצה והצוותים הנכונים לפי המחלקה שלו.
-
חוויית עובד: שליחת מייל ברכה אישי ומעוצב לעובד עצמו, המכיל את כל המידע שחשוב לדעת לקראת היום הראשון.
-
יומן מנהל: יצירת אירוע (זימון) אוטומטי ביומן של ראש הצוות לפגישת היכרות ביום הראשון.
-
שקיפות להנהלה: עדכון אוטומטי של לוח המחוונים (Dashboard) של הנהלת החברה עם נתוני העובד החדש.
מהן התוצאות וההשפעות של האוטומציה?
-
הזמן הנדרש לתהליך: צנח מ-8 שעות עבודה מצטברות ל-12 דקות בלבד (הזמן שלוקח למלא את הטופס הראשוני).
-
החיסכון הפוטנציאלי: חברה הקולטת בממוצע 6 עובדים בחודש, יכולה לזכות בחיסכון ישיר של למעלה מ-50 שעות עבודה חודשיות!
-
איכות התהליך: אפס פספוסים. הכל קורה בזמן, בצורה אחידה ומקצועית.
כיצד ארגונים יכולים לנצל רישיונות Microsoft 365 קיימים לצורך אוטומציה עסקית?
החלק המעניין ביותר בדוגמה הזו הוא שלא השתמשנו בטכנולוגיית קצה עתידנית או בכלי AI מורכבים. זו פשוט אוטומציה עסקית נכונה ויעילה של תהליך.
היופי בפתרונות כאלו הוא שהם מיושמים באמצעות כלים שכבר קיימים ברישיון ה-Microsoft 365 של הארגון. רוב הארגונים אינם צריכים לשלם שקל נוסף על תוכנות חיצוניות; הם פשוט צריכים לדעת שאפשר לעשות את זה, ואיך לרתום את הכלים לטובתם.
רוצים ללמוד איך לייעל את התהליכים בארגון שלכם ולחסוך שעות עבודה יקרות?
בכרמל הדרכה אנו מתמחים בהדרכה, הטמעה ופיתוח פתרונות חכמים ב-Power Platform ובמערכות מיקרוסופט
