MICROSOFT LOGO
MICROSOFT LOGO
קורס Power Automate - המדריך המלא

קורס Power Automate – המדריך המלא

מה זה Power Automate ואיך הוא יכול לעזור לארגון שלך? Power Automate הוא כלי לבנייה ופיתוח של תהליכים אוטומטיים, המבצעים רצף פקודות קבוע בין יישומים ושירותים ממוחשבים ובתוכם, ללא צורך בקוד או שפת תכנות. רצף זה נקרא תזרים או Flow.
carmel website
carmel-website
carmel-website

מה זה Power Automate?

Power Automate הוא חלק מפלטפורמה של מספר כלים לפיתוח מוצרים טכנולוגיים לארגון, ללא צורך בידיעת קוד ובתכנות, המתאימים לשימוש ע"י כל עובד בארגון. פלטפורמה זו נקראת: Power Platform. חלק מכלי הפלטפורמה, וביניהם גם Power Automate, נמצאים גם ב-Office 365, בהתאם לרישוי המתאים.

Power Automate מציע מגוון עצום של חיבורים לשירותים מקוונים, יישומים ובסיסי נתונים. כל שירות מציע פעולות שונות המובנות ביישום, בהן ניתן להשתמש בתזרימים השונים.

Power Automate מכיל ממשק עבודה פשוט ואינטואיטיבי, ומאפשר לכל אדם בארגון, גם ללא ידע בתכנות או בקוד וללא צורך ברמה טכנולוגית גבוהה, למחשב את התהליכים העסקיים שלו ולייעל את עבודתו. התזרימים יכולים להיות אישיים וניתן לשתפם עם אנשים נוספים בארגון. מחשוב התהליכים העסקיים בארגון, יקדם בו את העבודה, יתרום לייעול וניצול משאבים, שיפור חווית העובד והלקוח ומזעור טעויות אנוש. ומעבר לכך, תשדרג את העבודה בארגון.

דוגמאות לתהליכים עסקיים נפוצים שניתן להפוך לאוטומטיים:

  • העתקת קבצים.

תזרים שיופעל אוטומטית בכל פעם שמתווסף קובץ חדש ל-DropBox ויעתיק אותו אוטומטית ל-SharePoint, שם כל חברי הצוות יוכלו לראות אותו.

  • קבלת הודעות/ התראות על לידים של מכירות.

תזרים שיופעל אוטומטית בכל פעם שנכנסת פניה חדשה למערכת מכירות וישלח מיידית לאדם הרלוונטי, מייל ו/או הודעה לנייד.

  • פיקוח וניהול של הציוצים בטוויטר.

תזרים שיופעל אוטומטית בכל פעם שמישהו שולח ציוץ עם האשטאג מסוים. התזרים יכול להוסיף פרטים על כל ציוץ שכזה, למסד נתונים של SQL, לרשימה ב-SharePoint וגם לקובץ Excel השמור ב-OneDrive.

  • זימון אוטומטי לנרשמים לאירוע.

התזרים יופעל אוטומטית בכל פעם שתתקבל תגובה לטופס הרשמה לאירוע. התזרים יעדכן אוטומטית את מספר המשתתפים באירוע וישלח זימון לנרשמים.

מבוא והגדרות ב- Power Automate

Power Automate הוא שירות ליצירה והרצה של רצף פקודות אוטומטי קבוע בין אפליקציות ושירותים ענניים.

ירות זה מאפשר לייצר אוטומציה של תהליכי עבודה קבועים, ובכך לייעל ביצוע של משימות הקבועות, לקצר זמני עבודה חוזרות ולהשאיר אותן בידי רובוט מהיר, להימנע מתקלות אנוש ולהשתמש במנוע תוכנה לטובת קבלת מידע אדיר שאין ביכולתו של אדם לאסוף מכל המרחב הווירטואלי, וכל זאת ללא צורך בידיעת קוד ותכנות.

רצף פקודות אוטומטי כזה נקרא תזרים (Flow). Power Automate מציע מגוון של תבניות מוכנות מראש עבור תזרימים אפשריים ונפוצים, לצד האפשרות לייצר תזרים מותאם אישית מאפס, לחיבור משימות בין אפליקציות שימושיות.

טריגר להרצת תזרימים יכול להיות מארבעה סוגים:

 תזרים אוטומטי

ריצה אוטומטית בעת התרחשות אירוע מוגדר.

לדוגמה, בכל פעם שיאוזכר שם העסק בטוויטר, תתווסף שורה חדשה למסד הנתונים שלי באקסל או במערכת אחרת, האוספת את פרטי הפוסט וכותב שלו.

 תזרים  ידני

הרצה ידנית של תזרים מוגדר מראש.

לדוגמה, לחיצה ששולחת לכל חברי הצוות תזכורת לפגישה המתרחשת עכשיו במייל ובסמס.

 תזרים מתוזמן

מועד הרצה ותדירות הנקבעים מראש.

לדוגמה, שליחת דוח למנהל פעם בשבוע המרכז את כל השינויים שעשו כל העובדים בקובץ מסוים.

 תהליך עסקי

ליווי מודרך של משתמש בביצוע שלבים בתזרים עבודה קבוע.

לדוגמה, הצגת שלבים לעובד צעד-אחר-צעד, בהקמת לקוח חדש בארגון, החל מפתיחת כרטיס לקוח ומילוי כל שדה ושדה רלוונטיים במערכת המנהלת את מסד הנתונים של הלקוח ועד להפקת חשבונית במערכת הנה"ח.

ניתן לייצר תזרים פרטי, לייעול המשימות האישיות.

ניתן לשתף תזרים, כך שיהיה לשימוש של עבודה משותפת של צוות בארגון.

ניתן להחיל תזרים על פעולה ארגונית כוללת.

תזרימי שולחן עבודה (Flows Desktop)

אלה תזרימי אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA). הם מאפשרים למשתמש להקליט את עצמו מבצע פעולות בשולחן העבודה או בדפדפן אינטרנט ולמעשה, פעולות אלה תהיינה הפעולות שיבצע התזרים בכל פעם שמשתמש יפעיל אותו. תזרים מסוג זה יכול לשנות מידע במחשב שלך.

תזרימי תהליכים מודרכים (Flow Process Business)

תהליכים מודרכים הכוללים הסבר למשתמש, אודות הפעולות הוא נדרש לבצע בשלב שלו בתהליך. תזרימים אלה אינם בהכרח כולליםאוטומציות והמשימות המועברות בהן מנוהלות דרך מערכת משימות הקיימת במסך הבית של Power Automate.

מסך הניהול של היישום

 

תפריט ראשי – מציג את רשימת האפשרויות לעבודה ביישום.

במדריך זה נתייחס לשתי אפשרויות מתוך התפריט הראשי:

Create – ליצירת תזרים חדש

My flows – לצפייה בתזרימים שלי / ששותפו איתי

מסך העריכה של התזרים

במסך העריכה ניתן לראות את תרשים הזרימה שמייצג את התזרים, כלומר: את ה"בלוקים" מהם הוא בנוי, את סדר הבלוקים וכיוון התקדמות של התהליך המיוצג באמצעות חיצים.

כל בלוק מכיל את הפעולה שבחרנו מתוך יישום מסוים. בתוך הפעולות מופיעים הפרמטרים שהזנו, ולפעמים בחרנו מתוך חלון התוכן הדינאמי.

בדוגמה להלן, ניתן לראות כיצד התזרים בנוי משלוש אבני יסודיישום ופעולהאלגוריתם ותוכן דינאמי.

התזרים שלהלן, יופעל אוטומטית בכל פעם שמתקבלת הודעה חדשה ב-Teams וישלח מייל לנמען נבחר עם פרטים רלוונטיים, מתוך מההודעה שהתקבלה.

בלוק 1 – היישום: Microsoft Teams, הפעולה: When a new channel message is added

בלוק 2 – היישום: Office 365 Outlook, הפעולה: Send an emailשים לב, בגוף המייל, בבלוק זה, נעשה שימוש בשדות מתוך חלון התוכן הדינאמי.

ובין שני הבלוקים – החץ המראה את הרצף הליניארי של האלגוריתם.

שלושת אבני היסוד של התזרים

היישום והפעולה – לדוגמה, היישוםMicrosoft Excel והפעולה: הוספת שורה חדשה לטבלה.

אלגוריתם – הגדרת תרשים הזרימה של רצף הפקודות, כולל הסתעפויות וחזרות, עפ"י לוגיקה נכונה. לדוגמה, הוספת בקרת הסתעפות עפ"י תנאי לפיו, אם התנאי מתקיים הרצף ימשיך בענף אחד, אם לא, הרצף ימשיך לענף אחר.

תוכן דינאמי – שימוש במידע שנאסף מהשלבים הקודמים ושתילתם בשלבים הבאים.

תזרימי טריגר – יצירה, טיפול וניהול

תזרים (Automated cloud flow)

לדוגמה, תהליך קליטת עובד חדש:

"Smart-Tech", היא חברת היי-טק, המהווה חממה ליזמים וחברות סטארט-אפ בראשית דרכן. המחלקות בחברה: משאבי אנושפיתוחעיצובQAשיווק ותמיכה. עד היום התהליך הידני לקליטת עובד חדש בחברת Smart-Tech, כלל 9 צעדים:

התזרים שנבנה להלן ב-Power Automate, יכיל 4 שלבים בלבד ויבצע אוטומטית את תהליך קליטת העובד. בתזרים ישולבו היישומים: FormsExcel ו-Office 365 Outlook.

שלב הכנה: בעזרת Forms, בנינו טופס כרטיס עובד, לקליטת פרטיו האישיים:

ובנוסף, יצרנו קובץ Excel בשם "יומן קשר" ובו הטבלה Table1

  1. בתפריט הראשי של היישום: Create à Automate cloud flow

2. בחלון שיפתח,Build an automated cloud flow , יש להזין שם לתזרים, בשדה Flow name. למשל: קליטת עובד חדש. לסיום ואישור יש ללחוץ על Create:

3. בתיבת החיפוש Choose your file's trigger, יש לחפש את שם היישום הרצוי שפעולה שתתבצע בו, תהווה טריגר להרצת התזרים. בדוגמא הנוכחית: Forms

4. תתקבל רשימת פעולות המתאימות לערך החיפוש שהוזן. בדוגמא הנוכחית, הפעולה המתאימה היא: When a new response is submitted, של היישום Microsoft Forms.

5. לסיום שלב ומעבר למסך העריכה יש ללחוץ על Create.

6. במסך העריכה, כבר יופיע הבלוק הראשון של השירות והפעולה שנבחרו כטריגר לתחילת התזרים, כפי שניתן לראות בתמונה להלן. כאמור, לעיתים קרובות, נדרש להזין פרמטרים נוספים להשלמת ההגדרה של הפעולה (ר' עמ' 6). בדוגמא הנוכחית, יש להשלים         את ההגדרה בשדה Form Id. יש לבחור את שם הטופס המתאים שנבנה ב-Microsoft Forms (ר' הערה בעמ' 8), מתוך הרשימה הנפתחת.

7. לסיום שלב זה יש ללחוץ על New Step.

8. עתה, יש למשוך את הנתונים שהתקבלו מההגשה האחרונה של הטופס, לטובת שתילתם בהתאם לצורך בשלבים הבאים: ניתן לאתר את היישום הרצוי, Microsoft Forms, באמצעות תיבת החיפוש, ולבחור בפעולה Get response Details:

9. ושוב, יש להשלים את הפרמטרים הנדרשים בבלוק. יש להזין שני פרמטרים:

בשדה Form Id, יש להזין את שם הטופס, מתוך הרשימה הנפתחת.

בשדה Response Id, יש להזין את קוד הזיהוי של המענה האחרון. קוד זיהוי זה יתקבל באופן אוטומטי, עבור כל מענה, בעת הגשת הטופס. ניתן למצוא את קוד זה בחלון התוכן הדינאמי, שאסף את נתוני הגשת הטופס מהבלוק הקודם. חלון זה יופיע באופן            מיידי כאשר נמקם את הסמן בתוך שדות הפרמטרים של הבלוק:

10. לסיום שלב זה יש ללחוץ על Next step.

11. עתה, יש לקחת את הנתונים הרלוונטיים, שנאספו מתוך הנתונים שהתקבלו בהגשת הטופס האחרונה, ולהוסיף אותם כשורה חדשה בתוך קובץ ה-Excel שלנו "יומן קשר" (ר' הערה בעמוד 8).
ניתן לאתר את היישום הרצוי, Excel, באמצעות תיבת החיפוש, ולבחור בפעולה

Add a raw into a table:

12. יש להשלים את הפרמטרים הנדרשים בבלוק, לאיתור טבלת ה-Excel שיצרנו:

       LocationDocument LibraryFileTable.

עם סיום הזנת כל הפרמטרים לאיתור הטבלה, מיד יופיעו באופן אוטומטי כל השדות שלה. יש להמשיך את השלמת הפרמטרים ע"י קישור שדות טבלת ה-Excel לנתונים שנאספו בשלב הקודם מתוך המענה על הטופס. כזכור את הנתונים שנאספו בשלבים הקודמים ניתן למצוא בחלון התוכן הדינאמי, שקופץ אוטומטית עם מיקום הסמן בתוך השדה הרצוי:

13. לסיום שלב זה יש ללחוץ על Next step.

14. עתה, יש לשלוח הודעת מייל לעובד החדש. לצורך זה יש לבחור ביישום Office 365 Outlook ובפעולה Send an Email.

15. יש להשלים את הפרמטרים הנדרשים בבלוק, ובמידת הצורך לשלב שדות מחלון התוכן הדינאמי.

16. לסיום ושמירת התזרים יש ללחוץ על Saveלאחר שמירת התזרים, מסך העריכה יראה כך:

זהו למעשה תרשים הזרימה של התזרים.

רואים את הפקודות והיישומים המשתתפים בו:

בלוק 1: היישום: Forms, הפעולה: when a new response is submitted

בלוק 2: היישום: Forms, הפעולה:Get response details

בלוק 3: היישום: Excel, הפעולה: Add a row into a table

בלוק 4: היישום: Office 365 outlook, הפעולה: Send an email

תזרים מתוזמן (Scheduled cloud flow)

לדוגמא, סקר שביעות רצון חודשי של העובדים בארגון:

מדי חודש, מנהלת מחלקת משאבי אנוש בחברת Smart-Tech, עושה סקר לבדיקת רמת שביעות הרצון של העובדים בארגון. התהליך הידני – ארוך ומייגע: הדפסת טפסים, חלוקתם לעובדים, איסוף המידע והקלדתו בקובץ אקסל, שליחת מייל לתזכורת על מילוי הטופס לכל העובדים ובדיקה במדיה נוספת שהם מתוזכרים על כך: מייל, טלפון וצ'אט. בתזרים זה נשלב שימוש בהסתעפות בתרשים הזרימה הלוגי, לשלבים מקבילים.

עבודת הכנה: בעזרת היישוםForms , בנינו טופס בשם "סקר שביעות רצון".

  1. בתפריט הראשי של היישום: Create à Scheduled cloud flow

2. בחלון שיפתח,Build an instant cloud flow , יש להזין שם לתזרים בשדה Flow name, מועד תחילת תדירות ההפעלה בשדה Starting ואת הגדרת התדירות בשדות Repeat every. לסיום ואישור יש ללחוץ על Create:

3. במסך העריכה, כבר יופיע הבלוק הראשון של השירות והפעולה שנבחרו כטריגר לתחילת התזרים, כפי שניתן לראות בתמונה להלן. כאמור, לעיתים קרובות, נדרש להזין פרמטרים נוספים להשלמת ההגדרה של הפעולה

4. לסיום שלב זה יש ללחוץ על Next step.

5. עתה יש להגדיר קבלת תזכורת למילוי הטופס, כולל קישור לטופס הממחושב: כהתראה לטלפון הנייד (שמותקנת בו אחת מתוכנות Office 365 המחוברות לחשבון הרלוונטי), הודעת דוא"ל וגם הודעה בערוץ ב-Teams. בשלב זה, ניתן להגדיר את ההתראה               בטלפון הנייד. ניתן לאתר את היישום הרצוי, Notification, באמצעות תיבת החיפוש, ולבחור בפעולה Send me a mobile notification:

6. יש להשלים את הפרמטרים הנדרשים בבלוק. יש להזין שלושה פרמטרים:

בשדה Text, יש להזין את תוכן הודעת התזכורת.

בשדה Link, ניתן לצרף קישור. בדוגמה הנידונה, יש לצרף קישור לטופס הממוחשב.

בשדה Link label, ניתן להזין טקסט מקוצר שיופיע במקום טקסט הקישור בגוף ההודעה.

7. כדי להגדיר בלוק מקביל לפעולת התראה נוספת, הפעם לדוא"ל, שתתרחש סימולטנית לפעולה הנוכחית, יש ללחוץ על סימן ה-"+" שעל החץ בין שני הבלוקים, שמסמל את המעבר מהבלוק הקודם לבלוק הנוכחי. סימן ה-"+" מאפשר הוספת חץ נוסף, לבלוק               נוסף, במקביל לבלוק הנוכחי:

8. בתיבת הבחירה שתפתח יש לבחור באפשרות :Add a parallel branch

9. בבלוק שיפתח יש ניתן לאתר את היישום הרצוי, Notification, באמצעות תיבת החיפוש, ולבחור בפעולה Send me an email notification.

10. יש להשלים את הפרמטרים הנדרשים בבלוק. יש להזין שני פרמטרים:

בשדה Subject, יש להזין את תוכן הודעת התזכורת.

בשדה body, יש להזין את תוכן הודעת התזכורת.

11. בשלב זה, ניתן להגדיר את ההתראה בערוץ ב-Teams. יש ללחוץ על סימן ה-"+" שמסמל את המעבר מהבלוק הקודם לבלוקים הנוכחיים. סימן ה-"+" מאפשר הוספת חץ נוסף, לבלוק נוסף במקביל.

12. בתיבת הבחירה שתפתח יש לבחור באפשרות Add a parallel branch.

13. ניתן לאתר את היישום הרצוי, Teams, באמצעות תיבת החיפוש, ולבחור בפעולה Post message in a chat or channel:

14. יש להשלים את הפרמטרים הנדרשים בבלוק. יש להזין שני פרמטרים:

בשדה Post as, יש לבחור את האפשרות Flow bot בתיבת הבחירה.

בשדה Post in, יש לבחור את האפשרות channel בתיבת הבחירה.

עם סיום הזנת כל הפרמטרים, יפתחו כל השדות הרלוונטיים להזנה:

        Team – בחירת שם הצוות.

       Channel – בחירת שם הערוץ בצוות.

       Message – יש להזין את תוכן הודעת התזכורת.

15. לסיום ושמירת התזרים יש ללחוץ על Save.

תוכן עניינים

מלאו פרטים ונחזור אליכם בהקדם
למדו מהמומחים שלנו
קורסים
למה לבחור בכרמל הדרכה?
אנחנו מציעים פתרונות איכותיים להדרכות מקצועיות שחוסכות לכם זמן ומשאבים, ומספקים לכם את הכלים לקחת את הכישורים שלכם צעד קדימה!
carmel website
מרצים מובילים

בעלי ניסיון הדרכתי
ומעשי עשיר

carmel website
מגיעים אליכם

אתם קובעים את
מיקום הקורס והמועד

carmel website
תאוריה ותרגול

חומרי לימוד ומעבדות
רשמיות של מיקרוסופט הזמינים בענן

carmel website
תוכנית מותאמת

התאמה מלאה ואישית
לדרישות ולצרכי הארגון