שירות זה מאפשר לייצר אוטומציה של תהליכי עבודה קבועים, ובכך לייעל ביצוע של משימות הקבועות, לקצר זמני עבודה חוזרות ולהשאיר אותן בידי רובוט מהיר, להימנע מתקלות אנוש ולהשתמש במנוע תוכנה לטובת קבלת מידע אדיר שאין ביכולתו של אדם לאסוף מכל המרחב הווירטואלי, וכל זאת ללא צורך בידיעת קוד ותכנות.
רצף פקודות אוטומטי כזה נקרא תזרים (Flow). Power Automate מציע מגוון של תבניות מוכנות מראש עבור תזרימים אפשריים ונפוצים, לצד האפשרות לייצר תזרים מותאם אישית מאפס, לחיבור משימות בין אפליקציות שימושיות.
טריגר להרצת תזרימים יכול להיות מארבעה סוגים:
תזרים אוטומטי
ריצה אוטומטית בעת התרחשות אירוע מוגדר.
לדוגמה, בכל פעם שיאוזכר שם העסק בטוויטר, תתווסף שורה חדשה למסד הנתונים שלי באקסל או במערכת אחרת, האוספת את פרטי הפוסט וכותב שלו.
תזרים ידני
הרצה ידנית של תזרים מוגדר מראש.
לדוגמה, לחיצה ששולחת לכל חברי הצוות תזכורת לפגישה המתרחשת עכשיו במייל ובסמס.
תזרים מתוזמן
מועד הרצה ותדירות הנקבעים מראש.
לדוגמה, שליחת דוח למנהל פעם בשבוע המרכז את כל השינויים שעשו כל העובדים בקובץ מסוים.
תהליך עסקי
ליווי מודרך של משתמש בביצוע שלבים בתזרים עבודה קבוע.
לדוגמה, הצגת שלבים לעובד צעד-אחר-צעד, בהקמת לקוח חדש בארגון, החל מפתיחת כרטיס לקוח ומילוי כל שדה ושדה רלוונטיים במערכת המנהלת את מסד הנתונים של הלקוח ועד להפקת חשבונית במערכת הנה"ח.
ניתן לייצר תזרים פרטי, לייעול המשימות האישיות.
ניתן לשתף תזרים, כך שיהיה לשימוש של עבודה משותפת של צוות בארגון.
ניתן להחיל תזרים על פעולה ארגונית כוללת.
תזרימי שולחן עבודה (Flows Desktop)
אלה תזרימי אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA). הם מאפשרים למשתמש להקליט את עצמו מבצע פעולות בשולחן העבודה או בדפדפן אינטרנט ולמעשה, פעולות אלה תהיינה הפעולות שיבצע התזרים בכל פעם שמשתמש יפעיל אותו. תזרים מסוג זה יכול לשנות מידע במחשב שלך.
תזרימי תהליכים מודרכים (Flow Process Business)
תהליכים מודרכים הכוללים הסבר למשתמש, אודות הפעולות הוא נדרש לבצע בשלב שלו בתהליך. תזרימים אלה אינם בהכרח כולליםאוטומציות והמשימות המועברות בהן מנוהלות דרך מערכת משימות הקיימת במסך הבית של Power Automate.
