כשאנו שומרים קובץ אקסל, ברירת המחדל היא לשמור בגרסה האחרונה העדכנית ביותר – כלומר, אם אנו עובדים בגרסת אופיס 2010, אז היא האחרונה ביותר והאקסל ישמר כ 2010 ; ואם אנו עובדים בגרסת 2021, אז היא הגרסה האחרונה ביותר. (הרחבה במבוא לחוברת).
ניתן לראות בנוסף, שכשאנו שומרים קובץ בשם, אנו נשאלים מה שם הקובץ, ואיזה סוג הקובץ:
ניתן להבחין שהסוג שמוצע לנו (ברירת מחדל) הוא Excel Workbook – כלומר חוברת עבודה של אקסל, וחוברת העבודה (הקובץ) היא הגרסה שמותקנת אצלנו – הגרסה האחרונה.
ניתן גם להבחין בסוגריים – ושם רואים גם מהו הסוג (בגרסאות לפני 2010 סיומת האקסל הייתה xls, ולא xlsx). אם נעבוד על קובץ ונשלח אותו למישהו עם גרסה קודמת, חלק מהפקודות/ נוסחאות/ עיצובים – לא יופיע, לכן נלחץ על החץ ליד: "שמור כסוג" ונבחר מהרשימה בגרסה קודמת – לדוגמא 97-2003 (והנה הסיומת השתנתה
ישנם כ 30 סוגים שונים של סיומות, כמובן שלא נפרט אותן כעת, אך נתעכב על שתיים מהן:
* האחת היא הסיומת CSV
(ניתן לראות את הסוגריים הנוספים – comma delimited, כלומר מופרד בפסיק). כשאנו מורידים קבצים ממקורות שונים, כגון רשימת אנשי הקשר מאאוטלוק; או לעיתים כשנייצא נתונים לאקסל ממערכות חיצוניות – הקובץ ישמר בצורה הזאת.
כדי לנסות לפשט את העניין ננסה להסביר זאת כך – דמיינו שברשימת אנשי הקשר מאופסנים כל השמות הפרטים, וכל שמות המשפחה ; כל כתובות המייל, וכו'. באאוטלוק, אין עמודות – והפרדה בין נתון לנתון נעשית ע"י פסיקים. אנו רוצים שכשנעביר ונפתח את הקובץ באקסל – כול נתון יעמוד במקום שלו, כלומר: עמודה לשמות הפרטים, עמודה לשמות המשפחה, עמודה לכתובות המייל, עמודה למספרי הטלפון וכו'.
כשקובץ נשמר כסוג CSV, כל פסיק מסמן עמודה – וכך אנו מקבלים כל נתון למקום שלו.
אם נרצה לעבוד על קובץ האקסל, יש לפתוח את החלונית ולשמור כסוג: חוברת אקסל
* השנייה היא הסיומת PDF – כשנרצה לשמור קובץ כ PDF כך שלא יהיה ניתן לערוך אותו.
יש עוד מספר דרכים לשמור את הקובץ כ PDF , אבל זו בהחלט אחת מהן!
