עקרונות בסיסי נתונים
חשוב להבין שכדי שבסיס הנתונים יתפקד ויעבוד בצורה נכונה – עלינו לוודא שקבוצת הנתונים מוגדרת נכון.
לצורך כך חשוב להבין שכל הקבוצה חייבת "להתנהג" כקבוצה, כלומר:
* אין אפשרות להשאיר שורה ריקה באמצע הנתונים.
* אין אפשרות להשאיר עמודה ריקה באמצע הנתונים.
* אם לקבוצת נתונים תהיה כותרת (וכדאי שכך יהיה) – הכותרת תהיה בשורה העליונה של הנתונים.
* אם לקבוצת נתונים יהיה שם לרשומה – שם הרשומה יהיה מימין (בגיליון מימין לשמאל), וכל הערכים יהיו משמאלם.
* אין לסמן רק חלק מהנתונים – במקרה כזה תופיע אזהרה (אזהרת מיון, אזהרת הסרת כפילויות וכו')
* יש לסמן תא אחד בלבד בקבוצת הנתונים –
אם נגדיר נכון את בסיס הנתונים שלנו, יהיה לנו קל לבנות על בסיס הנתונים שלו – והאקסל יקשר ויתאים לבד: טבלאות; תרשימים; כפילויות; מיונים; סינונים; נתוני ציר, וכל כלי שכבר קיים באקסל לניתוח הנתונים שלנו. אך בעיקר- התוצאות יהיו נכונות.
* רק אם נרצה, במכוון, שרק חלק מהנתונים יושפעו מהפעולה שלנו – נסמן את החלק הרלוונטי.
אחד היתרונות הגדולים – בהגדרת בסיס נתונים כטבלה הוא ביטול הצורך בהקפאת השורה הראשונה לצורך הצגה נכונה של הנתונים – שבכל מצב נראה את שורת הכותרת – מכיוון שכשאנו ב"מצב" טבלה, הגלילה מקפיאה אוטומטית את שורת הכותרת – על ידי כך שאותיות העמודות מקבלות את שם הכותרות.
אם לא הגדרנו טבלה, נכון להקפיא את שורות הכותרת.
כרטיסיית הנתונים
כשאנו עובדים על בסיס נתונים (Database) גדול, ישנן כמה פקודות שיכולות לקצר לנו באופן משמעותי את העבודה.
ישנן פקודות רבות בכרטיסיית הנתונים, שחלקן הגדול נוספו רק בגרסאות האקסל החל מ 2013, ובמיוחד ב 2016, והגרסה המתעדכנת באופן תמידי – 365 ProPlus.
חלק מהפקודות יוצגו בפירוט רב פרקים הבאים: מיון, מיון מתקדם, סינון וסינון מתקדם, אך ישנן עוד פקודות רבות – כגון:
- קבלת נתונים והמרתם – נעשה בשלושה שלבים:
העלאת בסיס נתונים ממקור בסיס נתונים חיצוני, כגון – מהאינטרנט; נתונים טקסטואליים; מקובץ ותיקיות, מבסיס נתונים שנבנה בתוכנות בסיסי נתונים טבלאיים, ועוד
2. המרה של הטבלאות השונות למודל נתונים לצורך עריכה והתאמה לגיליון האקסל.
3. הטענת הנתונים ישירות לקובץ האקסל הפתוח. - שאילתות וחיבורים – עריכת השאילתות ועדכון חיבורים וקשרים לגיליונות וקבצים אחרים.
- סוגי נתונים – מניות; גאוגרפיה – גישה בלחיצת כפתור לנתונים מהאינטרנט לאקסל בנושאים אלו.
- כלי נתונים – אימות נתונים; טקסט לעמודות; הסרת כפילויות; איחוד נתונים; מילוי מהיר; קשרי גומלין; ניהול מודל נתונים.
- תחזית – גיליון תחזית; ניתוחי מה אם – מנהל התרחישים; חתירה למטרה; טבלת נתונים.
- חלוקה לרמות – קיבוץ; פירוק קבוצה; חלוקה לרמות.
נפצל את הכרטיסייה ונראה את הקבוצות כפי שהופיעו ברשימה מעל:
אציג כעת חלק נוסף מפקודות כלי הנתונים.
אימות נתונים
פקודת אימות נתונים נראית כך: 
ראינו בפרק הגנת הגיליון, שאנו יכולים לקבוע עבור המשתמשים באקסל שלנו איפה להקליד וכיצד לעצב – אם בכלל.
כעת אראה שניתן לקבוע למשתמשים גם מה להקליד!
המטרה בכלי זה לוודא שהמשתמש יוכל לעבוד על הגיליון שלנו, רק על פי ההגבלות שאישרנו,
להלן מספר אפשרויות לדוגמא:
* נקבע למשתמש להקליד תאריכים – אך רק מתאריך מסוים עד תאריך מסוים.
* נאפשר למשתמש לבחור נתונים רק מתוך רשימה קיימת – כך נקל על המשתמש, אך בעיקר נדאג שהנתונים שלנו מדויקים ולא נהרסים ע"י הקלדה שגויה; הוספת רווחים מיותרים או שגיאות כתיב.
* נגדיר עבור המשתמש מהו אורך הטקסט.
*נדאג שהמשתמש לא יקליד נתון כפול בטעות.. ועוד.
לאימות נתונים 3 כרטיסיות:
- הגדרות – כאן ניתן להגדיר מבין אפשרויות קיימות מה היא ההגבלה עבור המשתמש (ההגבלות שהזכרתי להלן)
- הודעת קלט – כאן ניתן להכניס כותרת והודעה – שכשהמשתמש יעמוד בתא עליו החלנו את הודעת הקלט תופיע לו תיבת טקסט ובה ההודעה שרשמנו – לדוגמא: נא להכניס בתא זה שם לקוח.
- התראת שגיאה – ישנן 3 התראות שגיאה: עצירה; אזהרה; מידע.
*נשתמש בהתראת עצירה במקרים בהם לא נרצה שהמשתמש יוכל להקליד נתונים מלבד אלו שהגדרנו עבורו.
*נשתמש בהתראת אזהרה במקרים בהם לא נרצה שהמשתמש יוכל להמשיך ולהקליד נתונים מלבד אלו שהגדרנו עבורו, למעט מקרים חריגים בהם עליו לאשר בלחיצה שהוא מעוניין בכל זאת.
*נשתמש בהתראת מידע במקרים בהם נרצה שהמשתמש ישים לב שהגדרנו עבורו הגבלות, אך הוא יוכל להמשיך לעבוד.
אדגים כיצד המכלול עובד:
דוגמא ראשונה:
הנך עובד כספרן בספריה עירונית, המנהל דרש ממך בתחילת השנה (2019), לוודא שכל מי שמשאיל ספר יחזיר אותו עד לסוף חודש מרץ.
בנית אקסל אותו חייב למלא כל מי שלוקח ספר, ושם להצהיר עד מתי ניתן לקחת את הספר.
הטבלה תראה כך:
כדי לוודא שכל מי שלוקח ספר ידע שלא לחרוג מהתאריך שקבע המנהל – סמן את תאים D2 עד D8 –
הכנס פקודת אימות נתונים שתראה כך:
שלב ראשון: שלב שני:
לחץ על אישור – וראה שבתאים שבעמודה D ניתן להקליד רק עד תאריך ה – 31/03/2019
דוגמא שניה:
המנהל דורש ממך כעת (לא משנה מהו התאריך הנוכחי), לוודא שכל מי שמשאיל ספר,
יחזיר אותו עד תוך 30 יום מיום ההשאלה.
במקרה זה – כדי לוודא שכל מי שלוקח ספר ידע שלא לחרוג מהתאריך שקבע המנהל, תצטרך להכניס נוסחה המחשבת את התאריך בתא ההשאלה, (עמודה C), ומוסיפה לו 30 יום בצורה הבאה:
– סמן את תאים D2 עד D8 –
הכנס פקודת אימות נתונים שתראה כך:
שלב ראשון: שלב שני:
לחץ על אישור – וראה שבתאים שבעמודה D ניתן להקליד רק עד 30 יום מיום ההשאלה.
כעת, אם נרצה שהמשתמש ידע להתחייב להחזיר עד ל 30 יום מיום ההשאלה, ולא יוכל להקליד תאריך אחר – נכניס התראת שגיאה מסוג עצירה שתראה כך:
בדיקה – לאחר שהזנו את ההגבלות וההתראה באימות הנתונים נראה מה התקבל:
נקליד נתונים בעמודת תאריך ההחזרה ונראה:
- בשורה הראשונה הצלחנו להקליד את התאריך ה 28 בינואר – כי טרם עברו 30 יום מיום ההשאלה.
- בשורה השנייה הצלחנו להקליד עד ה 09 בנובמבר – כי חודש ינואר מכיל 31 יום.
- בשורה השלישית, היינו מצליחים להקליד עד לתאריך ה 04 במרץ – כי חודש פברואר מכיל 28 יום.
- כשניסינו להקליד את תאריך ה 05 במרץ – קיבלנו את התראת השגיאה שהכנסנו.
