כללי בניית מסד נתונים
על מנת שהטבלה הבנויה בגיליון, תזוהה ע"י התוכנה כמסד נתונים תקין, ותאפשר עבודה עם כלי עומק בטיפול במסדי נתונים, יש לשמור על מספר כללי מבנה בסיסיים:
- מסד נתונים חייב לכלול שורת כותרת (רצוי מילולית), המסוגננת באופן שונה מהנתונים.
- כל עמודה צריכה להיות מעוצבת באופן אחיד. כלומר, כל הנתונים בעמודה יקבלו את אותו העיצוב.
למשל, עמודת תאריך תכלול רק נתוני תאריך, עמודת כסף תכלול רק נתוני מטבע (ואותו סוג מטבע) וכיו"ב. - אסורות שורות ריקות במסד הנתונים.
מותר שיהיו תאים ריקים פה ושם, המעידים על נתון חסר. אולם שורה ריקה היא פשוט שורה מיותרת בטבלה היוצרת הפרדה ברצף הנתונים. במצב זה, התכנה תתעלם לרוב מהחלק התחתון והמופרד של הנתונים, בזיהוי האוטומטי של טווחי הטבלה.
- אסורות עמודות ריקות במסד הנתונים.
מותר שתתקיים עמודה, עם כותרת, שריקה מנתונים בזמן נתון. אולם, אסור שעמודת גיליון ריקה לחלוטין, וללא כותרת, תהווה הפרדה ברצף היוצרת שני מסדי נתונים באותו גיליון.
- יש להימנע מיצירת שני מסדי נתונים ויותר באותו גיליון. כלומר, רצוי ליצור טבלה אחת בלבד לכל גיליון.
בהקשר זה, יש להימנע גם מהצמדת נתוני עזר למבנה הטבלאי המלא, כמו טבלאות עזר או תאים מסכמי נתונים וכו'.