בכל רגע שנחפוץ אנו יכולים לקבל מידע על הנתונים שלנו במספר רב של מקומות בגיליון.
ניתן לראות שכשסימנו את הנתונים – (הריבוע הכחול המסומן) – קיבלנו מידע היכן אנו ממוקמים בגיליון: בתיבת השם– C1.
כמו"כ, למרות שמוצג בתא C1 – (במלבן הלבן שבחלקו העליון של הריבוע הכחול המסומן) – הספרה 3, למעשה בתא זה ישנה נוסחה שמחברת את תאים: A1 + B1, ולכן זה מה שיוצג בשורת הנוסחאות.
שורת המצב מתעדכנת אוטומטית בהתאם לנתונים שסימנו – אם נספור את מספר האיברים בריבוע המסומן – הרי שישנם שלושה איברים, אם נסכם את ערך האיברים נקבל 333: 3+30+300 = 333)), וכך הלאה בחישוב ממוצע והמספר הגבוה ביותר – כל אלו רשומים כעת בשורת המצב.
שם גיליון הלשוניות בתחתית התמונה מימין נקראות גיליונות.
הגיליון הוא למעשה המקום בו הכול מתנהל, שם מרוכז נושא שלם ואחיד. לדוגמא: נדמיין קובץ המכיל פעילויות של מועצה מסוימת.. לשם כך, על העובד שבונה את הקובץ, לבנות לכל אחד מיישובי המועצה גיליון נפרד, כדי שכל הנתונים של כל יישוב ירוכזו במקום אחד.
לאחר שהעובד הוסיף מספר גיליונות כמספר היישובים במועצה – וכך כל גיליון יקבל שם של יישוב/ מושב/ קיבוץ אחד בלבד. הנתונים בגיליון יהיו של אותו מקום בלבד, יישוב אחר יופיע בגיליון משלו.
