כרטיסיית הנתונים
כשאנו עובדים על בסיס נתונים (Database) גדול, ישנן כמה פקודות שיכולות לקצר לנו באופן משמעותי את העבודה.
ישנן פקודות רבות בכרטיסיית הנתונים, שחלקן הגדול נוספו רק בגרסאות האקסל החל מ 2013, ובמיוחד ב 2016, והגרסה המתעדכנת באופן תמידי – 365 ProPlus.
חלק מהפקודות יוצגו בפירוט פרקים הבאים: מיון, מיון מתקדם, סינון וסינון מתקדם, אך ישנן עוד פקודות רבות – כגון:
- קבלת נתונים והמרתם – נעשה בשלושה שלבים:
1. העלאת בסיס נתונים ממקור בסיס נתונים חיצוני, כגון – מהאינטרנט; נתונים טקסטואליים; מקובץ ותיקיות, מבסיס נתונים שנבנה בתוכנות בסיסי נתונים טבלאיים, ועוד
2. המרה של הטבלאות השונות למודל נתונים לצורך עריכה והתאמה לגיליון האקסל.
3. הטענת הנתונים ישירות לקובץ האקסל הפתוח. - שאילתות וחיבורים – עריכת השאילתות ועדכון חיבורים וקשרים לגיליונות וקבצים אחרים.
- סוגי נתונים – מניות; גאוגרפיה – גישה בלחיצת כפתור לנתונים מהאינטרנט לאקסל בנושאים אלו.
- כלי נתונים – אימות נתונים; טקסט לעמודות; הסרת כפילויות; איחוד נתונים; מילוי מהיר; קשרי גומלין; ניהול מודל נתונים.
- תחזית – גיליון תחזית; ניתוחי מה אם – מנהל התרחישים; חתירה למטרה; טבלת נתונים.
- חלוקה לרמות – קיבוץ; פירוק קבוצה; חלוקה לרמות.
נפצל את הכרטיסייה ונראה את הקבוצות כפי שהופיעו ברשימה מעל ונציג כעת חלק נוסף מפקודות כלי הנתונים:
אימות נתונים
חשוב! לפני שמתחילים, להבין, שכל כרטסיית הנתונים בכלל, וכלי הנתונים – כפי שניתן לראות בתמונה למעלה – בפרט, מאפשרים בלחיצה אחת! פעולה על כמות נתונים גדולה. אימות הנתונים היא חלק מהכלים. פקודת אימות נתונים נראית כך:
המטרה בכלי זה לוודא שהמשתמש יוכל לעבוד על הגיליון שלנו, רק על פי ההגבלות שאישרנו,
להלן מספר אפשרויות לדוגמא:
* נקבע למשתמש להקליד תאריכים – אך רק מתאריך מסוים עד תאריך מסוים.
* נאפשר למשתמש לבחור נתונים רק מתוך רשימה קיימת – כך נקל על המשתמש, אך בעיקר נדאג שהנתונים שלנו מדויקים ולא נהרסים ע"י הקלדה שגויה; הוספת רווחים מיותרים או שגיאות כתיב.
* נגדיר עבור המשתמש מהו אורך הטקסט.
*נדאג שהמשתמש לא יקליד נתון כפול בטעות.. ועוד.
לאימות נתונים 3 כרטיסיות:
- הגדרות – כאן ניתן להגדיר מבין אפשרויות קיימות מה היא ההגבלה עבור המשתמש (ההגבלות שהזכרתי להלן)
- הודעת קלט – כאן ניתן להכניס כותרת והודעה – שכשהמשתמש יעמוד בתא עליו החלנו את הודעת הקלט תופיע לו תיבת טקסט ובה ההודעה שרשמנו – לדוגמא: נא להכניס בתא זה שם לקוח.
- התראת שגיאה – ישנן 3 התראות שגיאה: עצירה; אזהרה; מידע.
*נשתמש בהתראת עצירה במקרים בהם לא נרצה שהמשתמש יוכל להקליד נתונים מלבד אלו שהגדרנו עבורו.
*נשתמש בהתראת אזהרה במקרים בהם לא נרצה שהמשתמש יוכל להמשיך ולהקליד נתונים מלבד אלו שהגדרנו עבורו, למעט מקרים חריגים בהם עליו לאשר בלחיצה שהוא מעוניין בכל זאת.
*נשתמש בהתראת מידע במקרים בהם נרצה שהמשתמש ישים לב שהגדרנו עבורו הגבלות, אך הוא יוכל להמשיך לעבוד.
נדגים כיצד המכלול עובד:
דוגמא ראשונה:
ספרן בספריה עירונית, נדרש ע"י המנהל, בתחילת השנה (2019), לוודא שכל מי שמשאיל ספר יחזיר אותו עד לסוף חודש מרץ.
נבנה עבורו בסיס נתונים, אותו חייב למלא כל מי שלוקח ספר, ושם להצהיר עד מתי ניתן לקחת את הספר.
בסיס הנתונים יראה כך:
כדי לוודא שכל מי שלוקח ספר ידע שלא לחרוג מהתאריך שקבע המנהל – יש לסמן את תאים D2 עד D8 –
נכניס פקודת אימות נתונים שתראה כך:
שלב ראשון: שלב שני:
נלחץ על אישור – ונראה שבתאים שבעמודה D ניתן להקליד רק עד תאריך ה – 31/03/2019
דוגמא שניה
נרצה לעזור לספרן להכניס ספרים חדשים לרשימה.
השלבים:
ראשית, נעתיק לגיליון חדש, ממקור מוסמך רשימת ספרים – מהקטגוריה אותה ביקש הספרן – (נניח, "רשימת 100 הספרים של המאה של לה מונד"). נקרא לגיליון החדש רשימת 100 הספרים, ונדביק מתא A1
כעת, נסמן את כל השורות בעמודה הרלוונטית (המלאות והריקות)
נכניס פקודת אימות נתונים שתראה כך:
שלב ראשון: שלב שני:
נלחץ על אישור – ונראה שבתאים שבעמודה A ניתן לבחור מרשימת הספרים
דוגמא שלישית:
המנהל דורש כעת מהספרן (לא משנה מהו התאריך הנוכחי), לוודא שכל מי שמשאיל ספר,
יחזיר אותו עד תוך 30 יום מיום ההשאלה.
במקרה זה – כדי לוודא שכל מי שלוקח ספר ידע שלא לחרוג מהתאריך שקבע המנהל, נצטרך להכניס נוסחה המחשבת את התאריך בתא ההשאלה, (עמודה C), ומוסיפה לו 30 יום בצורה הבאה:
– נסמן את תאים D2 עד D8 –
נכניס פקודת אימות נתונים שתראה כך:
שלב ראשון: שלב שני:
נלחץ על אישור – ונראה שבתאים שבעמודה D ניתן להקליד רק עד 30 יום מיום ההשאלה.
כעת, אם נרצה שהמשתמש ידע להתחייב להחזיר עד ל 30 יום מיום ההשאלה, ולא יוכל להקליד תאריך אחר – נכניס התראת שגיאה מסוג עצירה שתראה כך:
בדיקה – לאחר שהזנו את ההגבלות וההתראה באימות הנתונים נראה מה התקבל:
נקליד נתונים בעמודת תאריך ההחזרה ונראה:
- בשורה הראשונה הצלחנו להקליד את התאריך ה 28 בינואר – כי טרם עברו 30 יום מיום ההשאלה.
- בשורה השנייה הצלחנו להקליד עד ה 09 בנובמבר – כי חודש ינואר מכיל 31 יום.
- בשורה השלישית, היינו מצליחים להקליד עד לתאריך ה 04 במרץ – כי חודש פברואר מכיל 28 יום.
- כשניסינו להקליד את תאריך ה 05 במרץ – קיבלנו את התראת השגיאה שהכנסנו.
