מדי תקופה יחסית קבועה, השיקה מיקרוסופט גרסאות מעודכנות של החבילה: Office 95 / 97 / 2000 / XP / 2003 / 2007 / 2010 וכו'. בכל גרסה התווספו חידושים ושיפורים לכל אחת מהתוכנות וכן התווספו תוכנות חדשות. במצב זה ישנם מספר חסרונות:
- בעלי הרישיונות לגרסאות המוקדמות יותר, לא יכלו ליהנות מכל החידושים והשיפורים בחבילות המשודרגות, ולא קיבלו את התוכנות החדשות.
- שדרוג החבילה צרך רכישה מחודשת והוצאה גדולה בתדירות גבוהה.
- בארגונים גדולים, מעבר לנושא העלות, מתווספת גם מורכבות טכנולוגית, אבטחה ומדיניות, בשדרוג והטמעה של מערכת חדשה.
- התוכנות החדשות שהתווספו בחבילות, לא הצליחו לצבור קהל משתמשים גדול מספיק ולהתעדכן בקצב מתאים, כיוון שלקוחות לא ממהרים לשדרג בכל גרסה, והתוכנות החדשות היו נחלתם רק של בעלי הגרסה החדשה ביותר.
- התאימות, היא אולי החיסרון המשמעותי ביותר. שדרוג היכולות והתכנות של החבילה, כרוך גם בשיפורים טכנולוגיים בסוגי הקבצים ויעילותם. תכונות ויכולות של גרסאות מתקדמות כבר לא נתמכו בגרסאות ישנות:
- יצירת אי סדירות בשוק בין משתמשים המשתפים קבצים.
- העמדת בעלי הגרסאות הקודמות במצב בעייתי, כשלאחר מספר שנים מועט התוכנות שלהם אינן יעילות ונתמכות יותר.
- פגיעה באמינות המוצר.
במצב זהה עמד כלל העולם הטכנולוגי בתחום התוכנה, יחד עם הדרישה לנגישות גבוהה בעקבות ההתפתחויות הטכנולוגיות בתחום הסמארטפונים, הטאבלטים וזמינות גבוהה של אלטרנטיבות בחנויות האפליקציות.
כך, בשנת 2011, הושקה חבילת ה-Office במתכונת חדשה – חבילת יישומים ושירותים על גבי ענן, מבוססת הרשמה במינוי מתחדש:
- עם המנוי עדכונים ושיפורים מתבצעים באופן תדיר, ללא צורך לשדרג גרסאות כל פעם.
- מתווספים יישומים ושירותים באופן תדיר, בהתאם לסוג ההרשמה, ללא צורך בשדרוג והתקנה מקומיים.
- מתקבל שטח אחסון שהוא חלק מחוויית השירות העננית, שמאפשרת שמירה של קבצים מכל סוג, גם מחוץ לחבילת האפליקציות של אופיס.
- העבודה בענן מאפשרת עבודה בשיתוף ואפילו באופן סימולטני.
- אפליקציות שניתן להפעיל מכל מכשיר בכל זמן, באפליקציה בהתקנה מקומית או לעבודה מקוונת בדפדפן.
- לניהול השירותים, ההרשאות והרישיונות, מגיע Office 365 עם פלטפורמת ניהול מקוונת לאדמיניסטרטורים.
ראוי לציין, שמסלול חבילות הקצה הרגיל ממשיך להתקיים ללקוח שמעוניין בכך, ובהתאם קיימות גרסאות Office 2013 / 2016 / 2019.
