מה זה אופיס 365 / מיקרוסופט 365

Office 365 זמין כבר 7 שנים. במהלך תקופה זו ארגונים רבים עברו לשירות, וכיום 85% מ-500 החברות הגדולות במשק משתמשות ב – Office365 עם למעלה מ -190 מיליון מנויים.

למרות השימוש הנרחב, עדיין קיים בלבול בשוק בין חבילת היישומים של Microsoft Office כגון Office 2016  ואופיס 365.

מה היא פלטפורמת Microsort Office 365?

Office 365 הוא פלטפורמת (SaaS (Software as a Service הנרכשת כמנוי לכל משתמש. למרבה האירוניה, זה גם מה שהופך אותה מתאימה במיוחד לארגונים קטנים, במיוחד עבור אלה שחווים מדי פעם שינויים לא מתוכננים במספר המשתמשים. בעוד שניתן להשתמש באפליקציות של Office באופן מקוון ב- Office 365, חבילות אופיס הרגילות המותקנות באופן מקומי (מגרסאות Office 2013 ואילך), פועלות היטב עם Office365.

מה היא פלטפורמת SaaS?

פלטפורמת SaaS פירושה שארגונים יכולים לחסוך בהשקעה בתשתיות, בחומרה של שרתים, בשדרוגים של רישיונות תוכנה, בעלות ובתקלות הנוצרות בשדרוגים, ושהמשתמשים יכולים לעבוד ביעילות בכל מקום ובכל עת.

מעבר לפלטפורמת SaaS לוקחת את הווירטואליזציה לשלב הבא. באופן אידיאלי, אנו רוצים שהמשתמשים יוכלו להשתמש בשירותים כגון דוא"ל, שיתוף מסמכים ושיתוף פעולה, ניהול ידע ואיסוף מידע, מבלי שנצטרך לדאוג לגבי המיקום שלהם, וללא עומס מופרז על ה- IT.

במקום לדאוג לתחזוקת תשתיות, אנשי ה-IT  יכולים להתמקד בעזרה למשתמשים להשיג פרודוקטיביות מקסימלית, ולחזק את יכולת ההשפעה של המחלקה על התוצאות העסקיות של הארגון.

בנוסף, Office 365 מאפשר לארגונים קטנים למנף גישה מאובטחת בכל מקום ובכל זמן, וטכנולוגיות נגד דואר זבל / אנטי-פישינג, אשר לפני מספר שנים היו זמינות רק לחברות גדולות, עם משאבי IT משמעותיים.

מה פלטפורמת Office 365 מאפשרת לארגונים?

•       לחסוך בעלויות משמעותיות בחומרת השרתים והאחסון.

•       לחסוך בעלויות על טכנולוגיות אבטחה anit-spam / anti-phishing.

•       להפוך את המידע הארגוני זמין לעובדים בכל מקום בעולם, ובכך לשפר באופן משמעותי את הפרודוקטיביות.

•      להפוך את שיתוף הפעולה (בתוך הארגון ועם שותפים / לקוחות) לקל יותר ובטוח יותר.

פלטפורמה אחת – מבחר אפשרויות.

לפטפורמת ה-SaaS של אופיס 365 ישנם רכיבים רבים. רכזנו עבורכם את הנפוצים ביותר:

• Exchange  – שרת הדוא"ל / השירות הנפוץ ביותר בעולם. מתחבר ל Outlook -או Outlook Online לניהול תיבות דואר ויומנים, והופך אותם לזמינים בכל מקום, בכל עת.
• OneDrive for Business  –  הדרך הקלה ביותר לשתף קבצים באופן מאובטח, הן בתוך הארגון והן בין הארגון לבין שותפיו / לקוחותיו.
•  SharePoint – פורטל ארגוני שהופך את המידע לנגיש יותר באופן אינטואיטיבי, באופן מובנה. פורטלים מרובים יכולים להתקיים בו זמנית, כדי לספק חוויות שונות עבור מחלקות / פרויקטים שונים.
• גירסאות מקוונות של Word, PowerPoint, Excel, OneNote ו – Outlook – למרות ש Office 365 פועל היטב (ומיועד) ליישומי Office שהותקנו באופן מקומי, הוא מכיל גם גרסאות מקוונות של היישומים, כדי לאפשר למשתמשים לגשת ולערוך מסמכים מכל התקן, אפילו אלה שאין להם Office מותקן.
• Yammer – מנגנון מאובטח לשיתוף שיחות (כמו פייסבוק פנימי ומאובטח).
• Video– דרך מאובטחת לשיתוף סרטונים.
• Teams– סביבת עבודה מבוססת צ'אט מתוחכמת יותר, המאפשרת ניטור בו זמני של ערוצי שיחה מרובים.
•  Skype for Business – שיחות ועידה אודיו ווידאו בזמן אמת.
• Flow – כלי אוטומציה של תהליכים עסקיים, אשר בשילוב עם OneDrive, Exchange ו- SharePoint יכולים להפוך רבות מהמשימות השגרתיות שלוקחות שעות עבודה רבות.
• Delve – מנוע בינה מלאכותית, המבוסס על למידה ממוחשבת, המנתחת את המידע ודפוסי השימוש שלך, ומספק את המידע הנכון למשתמשים, מבלי שיצטרכו לבקש זאת, או אפילו מבלי להיות מודעים לכך שהמידע קיים.

האם Office 365 זה באמת טוב כמו שזה נשמע?

בקיצור, כן.

בתשובה קצת יותר ארוכה:

ל- Office 365 יש פוטנציאל להשפיע באופן דרמטי על הפרודוקטיביות של הארגון. יש לה מגוון של שירותים אשר ניתן לשלב כדי ליצור פלטפורמה יעילה, שהעובדים יכולים להשתמש בה בעבודה, בבית, תוך כדי נסיעה – בכל מקום שבו קיים מכשיר עם חיבור לאינטרנט. זה חל על ארגונים עם שניים או שלושה עובדים, ועד לארגונים עם מאות אלפי עובדים.

למרות ש- Office 365 קלה יחסית להטמעה, כדי להשיג את התועלת המרבית, נדרש ניתוח של הנתונים הארגוניים ודפוסי השימוש, על מנת לעצב פתרון אופטימלי.

מדריך אופיס 365

לקבלת המדריך המלא לחצו כאן.

• מה זה אופיס 365
• איזו חבילה כדאי לארגונים לרכוש?
• האבולוציה של Office
• היכרות עם Microsoft 365
• מעגלי העבודה ב-Microsoft 365
• פאנל Microsoft 365
• רכיבי החבילה העיקריים
• חידושים ושיפורים נבחרים ב-Microsoft 365
• מרכז הניהול לאדמיניסטרטור
• רכיבים בסיסיים – תבניות
• רכיבים בסיסיים – סביבה (Environment)
• טיפים למעבר ל-Microsoft Office 365
• תוכנת Word כחלק מ- Microsoft Office 365