האופיס, או בשם המלא: Microsoft Office, הינה חבילה – השייכת לחברת מיקרוסופט – המאגדת את כל היישומים הנותנים לנו מענה לצרכים המסורתיים של המשרד – ולכן החבילה נקראת אופיס – (משרד).
– בכל משרד צריך שיהיו מסמכים הדרושים לעבודה השוטפת של המשרד – כגון: רישום, עדכונים, הסברים, הנחיות וכיו"ב – על כן בחבילת האופיס ישנו יישום – מעבד התמלילים – הנקרא Word.
– בכל משרד צריך שיהיו כלים לחישוב ולביצוע תחשיבים הנדרשים לעבודה השוטפת- כגון: חישובי שכר, חישובי כדאיות, ספקים, עובדים וכיו"ב – על כן בחבילת האופיס ישנו יישום – גיליון אלקטרוני – הנקרא Excel.
– בכל משרד צריך שיהיו כלים להצגת הנתונים בפני דרג מקבלי ההחלטות- בצורה שתשקף עבורם את המצב במשרד/ חברה; להציג עבור המשקיעים את כדאיות ההשקעה במשרד/ חברה; להציג לעובדים את הצרכים הנדרשים וכיו"ב – על כן בחבילת האופיס ישנו יישום – מצגות – הנקרא PowerPoint.
בשנים האחרונות, כשגדל הצורך בניהול משרד מקוון – כלומר: כבר לא כפי שהיה נהוג בעבר, להגיע למשרד, ורק משם לנהל את העניינים הקשורים למשרד – אלא, מכל מקום בעולם – דרך האינטרנט!
נדרשו יישומים נוספים שיענו על הצרכים העכשוויים של המשרד.
לכן, כל חבילת האופיס שינתה את פניה – לחבילה שתתאים לצרכי המשרד כיום – וחבילה זאת נקראת:
Microsoft Office – 365
איור 1 – (תצוגת החבילה המצומצמת של היישומים החדשים)
להלן שתי דוגמאות פשוטות בעבודה בשירותי הענן – 365, ליישום עליו נלמד בקורס – ה Word.
- אם בעבר, היה נדרש מקום לשמור בו את המסמך שיצרנו, נניח התחלנו לעבוד על המסמך במשרד – היינו שומרים את המסמך באחת התיקיות במחשב המשרד. היה ורצינו, לאחר מכן, לעדכן את הקובץ בבית – נדרשנו לשלוח לעצמנו את המסמך במייל, או לחילופין, להוריד להחסן נייד – כיום אין צורך! בהינתן העובדה שכעת המשרד הוא למעשה לא בכתובת מסוימת, השמירה לא חייבת להיות על מחשב מקומי בו נמצא המשרד. אלא "המשרד" הוא כל מקום על פני כדור הארץ – שומרים בענן וממשיכים לעבוד מכל מקום על המסמך.
- מסמך שכתבנו, אך משותף לחמש קולגות – בעבר, כתבנו את המסמך, שלחנו לעמית הראשון; הוא בתורו העביר לשני.. וכך הלאה עד לעמית החמישי – שהחזיר אלנו לסגירה סופית.
במקרה הטוב היה די בסבב אחד, במקרים רבים, התהליך חזר על עצמו בכמה סבבים, דבר שיכל לקחת ימים.
נדמיין כעת שאותו מסמך – פתוח באותו זמן נתון – אצל כל הקולגות, ובזמן שהראשון מתקן, השני עובד על הפיסקה הרלוונטית אליו, ורואה במקביל את שאר הקולגות מבצעים תיקוני הגהה..
ניתן להפסיק לדמיין – זה בדיוק מה שניתן לעשות כעת! ב 365 כל מסמך בחברה יכול להיות משותף.
כל מה שנדרש כדי ליצור את השיתוף הזה, זו לחיצה קטנה על לחצן השיתוף בראש המסמך.
