Outlook היא תוכנת ניהול מידע אישי. היא מאפשרת לנהל את כל המידע הזורם אל המשתמש לישויות אחרות בתוך ומחוץ לארגון, ולהיפך. כל משתמש יכול לנהל ולסדר את המידע הזה באופן האישי המתאים לו, באופן ידני או באמצעות קביעת כללים ותהליכים אוטומטיים.
מטרתה המרכזית של ה-Outlook הוא ניהול הדוא"ל, אולם בשל הסינרגיה הטבעית בין דוא"ל לזימוני פגישות, עבודה עם אנשי קשר וקביעת משימות, התכנה מאגדת עם מודול הדואר-האלקטרוני את המודולים של אנשי קשר, לוח שנה ומשימות (ופתקים) המופיעים גם כאפליקציות מסונכרנות נפרדות ב-365.
לפיכך, התכנה בנויה מחמישה מודולים עיקריים. לכל מודול ישנו פריט בסיס המיוצר ומנוהל בו:
| דואר אלקטרוני | · פריט דואר |
| לוח שנה | · פעילות
· פגישה · אירוע של יום שלם |
| אנשי קשר | · איש קשר
· קבוצת אנשי קשר |
| משימות | · משימה
· פריט דואר מדוגל |
| פתקים | · פתק |
ניתן לנווט בין המודולים. בכל מודול מציע חלון התכנה הראשי את סט הפקודות והאפשרויות המיועדות לו, לטובת עריכה וניהול הפריטים שלו ותצוגתו.
פריטים יכולים להיות מוצגים ולעבור עריכה באיזור תצוגה מקדימה בחלון התכנה ראשי, או בחלון נפרד. כל חלון מכיל שורת תפריטים מותאמת אישית. כדי לקבל פקודות רחבות יותר על פריט, לעיתים יש לפתוח אותו בחלון נפרד.
כל המודולים מתפקדים כתיקיות נפרדות תחת פרופיל המשתמש ב-Outlook. כך למשל תיקיית מודול הדוא"ל תכיל תתי תיקיות כמו: דואר נכנס, דואר שנשלח, דואר יוצא ועוד. ניתן לייצר תתי תיקיות נוספות בהיררכיה מותאמת אישית. בהתאם, ניתן לייצר תחת תיקיית המודול של לוח השנה, תתי תיקיות לוחות שנה נוספים וכן הלאה.
אין מטרתו של מדריך זה ללמד שימוש ביישום מחשב בסיסי מסוג זה, אלא ליצור גישה מתודית לסביבת העבודה ולהכיר את יכולותיה המרכזיות והייחודיות.
