VISIO ניתן לרכישה כיישום עצמאי, אך מוצע גם במסגרת החבילות של Office 365. תמונה שווה 1000 מילים ויזואליזציה זה שם המשחק. כשמציגים לאנשים נתונים בעזרת דיאגרמות ותמונות, הם מבינים מושגים טוב יותר, ויותר קל להם לזכור אותם. בעולם של היום, כאשר אין לנו את הזמן, או את הסבלנות, לקרוא מסמכים ארוכים – דיאגרמה טובה באמת שווה 1000 מילים. ארגונים רבים מפספסים הזדמנות לעבוד בקלות וליצור דיאגרמות מקצועיות בעזרת VISIO. במאמר זה נסביר על כל האפשרויות בשימוש ביישום מבית מיקרוסופט הניתן לרכישה כיישום עצמאי, אך מוצע גם במסגרת החבילות של Office365. יש לכם VISIO כחלק מחבילת אופיס365 ואתם רוצים ללמד את העובדים שלכם להוציא ממנו יותר? פנו אלינו וצוות כרמל הדרכה ישמח לייעץ ולתאם לכם הדרכה במיוחד עבורכם, במשרדיכם ובזמן שנח לכם.
אז מה זה בעצם VISIO?
בעיקרו של דבר, Visio הוא יישום גרפיקה וקטורית. זה נראה ומרגיש מאוד כמו יישומים אחרים של Office (לדוגמה Word, Excel ו-PowerPoint) אבל הוא הרבה יותר חזק מכל יישום של Office כאשר מדובר במהירות ובקלות יצירת דיאגרמות מקצועיות. היתרון של VISIO בולט עוד יותר כאשר הדיאגרמות הנדרשות הן מורכבות, או טכניות (כגון דיאגרמות הנדסה, רשתות ושרטוטי בניה)
מה היתרונות של Visio?
ל-Visio יש יתרונות רבים.
הבולטים שבהם:
- פשוט – יצירה קלה ומהירה של דיאגרמות מתוחכמות, בעלות מראה מקצועי, אפילו למשתמשים ללא יכולות גרפיות. הצגת המידע הופכת להיות קלה – פשוט גרור ושחרר צורות על גבי אזור הציור, שנה צבעים או את ערכת הנושא הכוללת של הדיאגראמה וקשר צורות זה לזה עם מחברים.
- ניתן לשינוי – ניתן להוסיף, למחוק, ולשנות מאוחר יותר צורות מבלי שהתרשים "יישבר" ומבלי שצורות ייפרדו אחת מהשניה.
- חוסך בזיכרון – גרפיקה וקטורית וקבצי XML פירושן שניתן לשמור דיאגרמות מורכבות בקבצים קטנים, אשר קל יותר לאחסן, להוריד, ולשלוח בדוא"ל.
- ורסטילי – ניתן לשמור בקלות דיאגרמות בתבניות אינטרנט נפוצות (לדוגמה, .jpg, .png ו-svg לשימוש בדפי HTML ומסמכי Office).
- חוסך בזמן – VISIO מקלה על חיבור דיאגרמות למקורות נתונים, המאפשרים יצירה מהירה של דשבורדים דינמיים (ראו פירוט בהמשך המאמר לשימושים מתקדמים).
- ניתן לשיתוף – Visio מאפשרת לך לעבוד יחד עם אנשים אחרים על דיאגרמות כדי לכלול תובנות מכל בעלי העניין. ועם Office 365 כמה חברי צוות יכולים עכשיו לעבוד על דיאגרמה אחת של Visio בו-זמנית, ובכך לצמצם את הזמן והמאמץ.
ליצור דיאגרמות מקצועיות ויציבות
תוכניות גרפיקה וקטורית לא מאחסנות "תמונות" ( כמו תוכניות Bitmap או (Raster Graphics , במקום זאת, הן מאחסנות הגדרה מתמטית של צורות, צבעים ומרקמים. הגדרות אלה משמשות ליצירת התרשים בכל פעם שהתרשים מוצג, מודפס או מיוצא לתבניות bitmap.
בדרך כלל, תמונות דיגיטליות ותמונות סרוקות נמצאות בפורמט bitmap. לעומת זאת, דיאגרמות שנוצרו באמצעות Visio, Adobe Illustrator ו- Corel Draw מבוססות על וקטור.
היתרונות העיקריים של גרפיקה וקטורית
- גודל – דיאגרמות (במיוחד גדולות ומורכבות) ניתן לשמור בקבצים קטנים בהרבה מאשר לאחסן דיאגרמת Bitmap דומה
- יציבות – כיוון שהדיאגרמה מאוחסנת כהגדרה מתמטית, ניתן לשנות את קנה המידה שלה או להקטין אותה לכל גודל, מבלי לסבול מהידרדרות באיכות.
מגוון שימושים יומיומיים
VISIO יכולה לעזור לנו במגוון פעילויות שאנחנו עושים באופן יומיומי ולקבל תוצרים במראה מהוקצע עבור:
- דיאגרמות בלוק
- תרשימי זרימה
- דיאגרמות ארגוניות
- דיאגרמות שיווק ומכירות
- צירי זמן
- דיאגרמות סיעור מוחות
ב- Visio Professional יש תבניות נוספות, המאפשרות יצירה מהירה של דיאגרמות טכניות, כגון:
- דיאגרמות הנדסה (חשמל, צנרת, חימום, אוורור, בקרה תעשייתית)
- דיאגרמות זרימה של תהליכים ותזרים מערכת
- תוכניות קומה ובניה
- תוכניות תקשורת
- דיאגרמות רשת ושרתים
- דיאגרמות פיתוח תוכנה (כגון דיאגרמות של UML , דאטה בייס ותרשימי זרימת נתונים)
שימוש טוב יותר לדאטה שלכם
יצירת דיאגרמות מקצועיות במהירות ופשוט היא, כשלעצמה, יתרון גדול לפרודוקטיביות, אך ההשפעה של Visio יכולה להיות גדולה הרבה יותר.
ל-Visio יש את היכולת לחבר דיאגראמות למקורות נתונים (מגיליונות אקסל ועד למסדי נתונים גדולים( ולמשוך נתונים חיים כדי לשנות באופן אוטומטי צורות בתרשים, שיישקפו תרחישים אמיתיים.
למעשה Visio מאפשרת לנו לחבר נתונים על גבי רשת IT, דיאגרמה ארגונית, מפעל ייצור או דיאגרמות של תהליכים עסקיים. כאשר הנתונים הבסיסיים שלנו מתרעננים, הדיאגרמות והדימויים של הנתונים מתעדכנים באופן אוטומטי ויוצרים דשבורד שבאמת יכול להחליף את 1,000 המילים האלה.
