מספק כלים מתקדמים ליצירת הודעות דואר מקצועיות ומותאמות אישית. באמצעות אפשרויות מתקדמות ניתן לשפר את הניהול והשליטה בהודעות הדואר.
אפשרויות הודעה
הוספת עותק (Cc) או עותק מוסתר (Bcc)
- בעת יצירת הודעה, לחצו על אפשרויות (Options).
- סמנו את האפשרות עותק מוסתר (Bcc) כדי להוסיף נמענים מוסתרים.
הוספת לחצני הצבעה
בלשונית אפשרויות (Options), לחצו על השתמש בלחצני הצבעה
(Use Voting Buttons).
בחרו באחת מהאפשרויות
- אשר/דחה (Approve/Reject).
- כן/לא (Yes/No).
הנמענים יוכלו להצביע ישירות מתוך ההודעה.
השהיית מסירה
בלשונית אפשרויות (Options), לחצו על עיכוב מסירה (Delay Delivery).
בחלון שנפתח, סמנו את האפשרות אל תשלח לפני (Do not deliver before) ובחרו תאריך ושעה.
הפניית מענה
בלשונית אפשרויות (Options), לחצו על עוד אפשרויות (Direct Replies To).
בחרו כתובת דוא"ל אחרת שאליה יישלחו תשובות להודעה זו.
חלקים מהירים והגדרת חתימות
שימוש בחלקים מהירים (Quick Parts)
- בעת כתיבת הודעה, בחרו טקסט שתרצו לשמור.
- בלשונית הוספה (Insert), לחצו על חלקים מהירים (Quick Parts) → שמור בחלקים מהירים (Save Selection to Quick Part Gallery).
ניתן להשתמש בטקסטים אלו שוב בהודעות עתידיות.
הוספת חתימה
- בלשונית קובץ (File), עברו ל אפשרויות (Options) → דואר (Mail) → חתימות (Signatures).
- לחצו חדש (New) והקלידו את תוכן החתימה.
- התאימו גופנים, צבעים וקישורים.
- בחרו האם להוסיף את החתימה לכל הודעה חדשה או רק לתשובות.
אישורי מסירה
מהו אישור מסירה?
כלי לקבלת אישור שהודעה נמסרה לכתובת הדוא"ל של הנמען.
הגדרת אישור מסירה
- בעת יצירת הודעה, עברו ללשונית אפשרויות (Options).
- סמנו את בקש אישור מסירה (Request a Delivery Receipt).
אחזור הודעה
אחזור הודעה שנשלחה
- בתיקיית פריטים שנשלחו (Sent Items), פתחו את ההודעה שברצונכם לאחזר.
- בלשונית הודעה (Message), לחצו על פעולות (Actions) → אחזר הודעה זו (Recall This Message).
בחרו אם:
- למחוק את ההודעה שלא נקראה.
- להחליף את ההודעה בגרסה חדשה.
- Outlook יידע אתכם אם האחזור הצליח.
תנאים לאחזור מוצלח
- הנמען לא פתח עדיין את ההודעה.
- הדוא"ל מנוהל באותה מערכת Exchange.
סיכום
Outlook 365 מספק מגוון כלים לניהול יצירתי ויעיל של תיבת הדואר ושליחת הודעות מקצועיות. שליטה בתכונות כמו כללים, דגלים, חתימות ושלבים מהירים תשדרג את העבודה היומיומית ותייעל את ניהול התקשורת העסקית.
