איזו חבילה של Office 365 כדאי לרכוש?
Microsoft Office 365 היא חבילת פרודוקטיביות של שירותי ענן המקבצת בתוכה מבחר שירותים המתאימים לעסקים בכל הגדלים. השירותים נמכרים בחבילות מגוונות בהתאם לצרכים הארגוניים. אילו שיקולים כדאי לקחת בחשבון בעת בחירת החבילה המתאימה?
כיום ארגונים רוכשים פתרון 365 בראש ובראשונה לאחת משתי מטרות עיקריות:
1. פתרון לחבילת האופיס הכולל בתוכו יתרונות חבויים רבים.
2. פתרון מיילים לארגון על מנת לחסוך בהקמה ותחזוקה של מערך שרתי Exchange עבור הארגון.
למרות הנטיה לחשוב על ה-365 כפתרון של Microsoft לנושא העלויות הגבוהות של הרכישה של חבילת האופיס המוכרת והוותיקה, מערכת ה-365 לעסקים היא הרבה מעבר לכך. ומאפשרת לארגון להנות ממגוון פתרונות ויתרונות לתחומים רבים, וכל זאת ללא תוספת מחיר וכחלק מהחבילה הנרכשת.
כיצד לבחור את החבילה הנכונה?
ויזואליזציה זה שם המשחק. כשמציגים לאנשים נתונים בעזרת דיאגרמות ותמונות, הם מבינים מושגים טוב יותר, ויותר קל להם לזכור אותם. בעולם של היום, כאשר אין לנו את הזמן, או את הסבלנות, לקרוא מסמכים ארוכים – דיאגרמה טובה באמת שווה 1000 מילים.כאשר אנו עומדים בפני בחירת חבילת ה-365 המתאימה עבור הארגון, לרוב ניקח בחשבון רק את השימושים אותם אנו דורשים בעת קבלת ההחלטה.
האם זה הדבר הנכון לעשות?
חבילות ה-365 מגוונות מאוד ומשתנות בהתאם לצרכים הארגוניים. בעוד שהחבילות הבסיסיות כוללות רק שרותי Exchange On-Line וחלק מהארגונים יכולים להסתפק בכך, אם נחשוב ונסתכל קדימה ברמה הארגונית, נגלה שנוכל לקבל חבילות הכוללות גם שירותים משמעותיים וחשובים נוספים היכולים בהחלט להוות Game Changer עבור הארגון בהתנהלות הדיגיטלית שלו, גם בתוך הארגון וגם כלפי חוץ:
- OneDrive For Business – עם נפח אחסון של 1TB לכל משתמש
- Skype For Business – המאפשר שיחות Full HD, שיחות ועידה, זימון לשיחות ואף אפשרות לבצע Broadcast ל- 10000 משתתפים
- SharePoint – לשיתוף משאבים לפי פרויקטים ופלטפורמה ליצירת אתר אינטראנטי
- Microsoft Teams – לשיתוף משאבים לקבוצות עבודה.
- Yammer- רשת חברתית פנים-ארגונית
איזה חבילות נוספות הכוללות גם Office 365 נותנות לנו יתרונות נוספים?
מכאן נוכל להתקדם לחבילות נוספות, הכוללות גם Office365, המספק לנו מגוון יתרונות נוספים כגון:
ü התקנה על עד 5 התקנים מכל סוג לכל משתמש (5 עמדות עבודה, 5 התקנים ניידים).
ü שימוש ב- Office Online גם לעריכה (במכשירים תומכים, כולל ניידים).
ü אופיס בגרסה מלאה (מה שבעבר נקרא Pro), הכולל גם יישומים מתקדמים כגון Access.
ü עדכונים שוטפים לגרסאות באופן אוטומטי.
ניתן גם להוסיף אפליקציות Office שונות כגון:
ü Microsoft Visio
ü Microsoft Project
מתאימים בדיוק לצרכי הארגון
חשוב להבין כי חבילות ה-365 אותן אנו בוחרים הן עבור כל משתמש באופן נפרד, דבר הנותן לארגון גמישות ולהקצות את החבילה המתאימה למשתמש המתאים ולשנותה בכל רגע נתון ובאופן מיידי בהתאם לצרכים.
בארגוני Enterprise אנו מוסיפים מגוון גדול של מאפייני אבטחה כגון MFE- Multi Factor Authentication, כמו-גם מאפייני שמירה על תקנים- Security & Compliance כגון היכולת לשמור על פריטים שאנו מוחקים ללא מגבלה (פריטים לעולם לא נמחקים בפועל, וניתן להגיע אליהם גם לאחר מחיקה).
בחירה והכנה נכונה יחסכו לכם הרבה כסף!
אחד האתגרים המהותיים הוא הטמעת הכלים הללו בארגונים, קטנים כגדולים, באופן שבו העובדים יוכלו לנצל את הכלים על מנת לשפר את הפרודוקטיביות מחד, ומאידך- לנצל את עלויות ההשקעה של הארגון ברכישה, הטמעה וראורגניזציה של המערכות.
על מנת לעשות זאת, אנו משלבים כלים שונים כגון הדרכת משתמשים, הדרכת מנהלי רשת, יצירת סרטוני הדרכה קצרים על הפונקציות השונות וקידום הנושא אצל העובדים בדרכים שונות.
