Outlook כולל כלים מתקדמים למשתמשים המעוניינים לייעל את עבודתם באמצעות ניהול נתונים, יצירת רשימות ותכונות מתקדמות נוספות.
ייבוא וייצוא פריטים
ייבוא פריטים (Import)
בלשונית קובץ (File), לחצו על פתח וייצא (Open & Export) → ייבוא/ייצוא (Import/Export).
- בחרו ייבוא מקובץ נתונים של Outlook (Import from another program or file)
- לחצו הבא (Next).
- בחרו את סוג הקובץ:
- .pst: קובץ נתונים של Outlook.
- .csv: נתונים מיובאים מטבלאות או מערכות אחרות.
- בחרו את הקובץ הרצוי, הגדירו אפשרויות ייבוא
- אשרו.
ייצוא פריטים (Export)
בלשונית קובץ (File), לחצו על פתח וייצא (Open & Export) → ייבוא/ייצוא (Import/Export).
- בחרו ייצוא לקובץ (Export to a file)
- לחצו הבא (Next).
- בחרו קובץ נתונים של Outlook (.pst).
- בחרו את התיקיה לייצוא (למשל, תיבת דואר נכנס)
- שמרו את הקובץ.
פתקים
מהם פתקים (Notes)?
פתקים הם כלי לארגון משימות קצרות ותזכורות בתוך Outlook.
יצירת פתק חדש
- בלשונית בית (Home), לחצו על פתק חדש (New Note).
- הקלידו את תוכן הפתק.
- הפתק יישמר באופן אוטומטי בתיקיית פתקים (Notes).
ניהול פתקים
- ניתן לגרור פתקים לשולחן העבודה.
- לחצו לחיצה כפולה על פתק כדי לערוך אותו.
ניהול אנשי קשר ויצירת רשימות תפוצה
ניהול אנשי קשר
- עברו לחלונית אנשים (People) בתפריט התחתון.
- לחצו על איש קשר חדש (New Contact).
- מלאו את פרטי הקשר (שם, אימייל, טלפון וכו').
- לחצו שמור וסגור (Save & Close).
יצירת רשימת תפוצה
- בלשונית בית (Home), לחצו על קבוצה חדשה (New Contact Group).
- בחרו שם לרשימה ולחצו על הוסף חברים (Add Members):
- מאנשי הקשר של Outlook.
- מתוך ספר כתובות חיצוני.
- לחצו שמור וסגור (Save & Close).
שימוש ברשימת תפוצה
- בעת יצירת הודעה חדשה, הקלידו את שם הרשימה בשדה הנמען.
- Outlook ישלח את ההודעה לכל חברי הקבוצה.
סיכום
השימוש בכלים מתקדמים ב-Outlook, כמו ייבוא וייצוא פריטים, פתקים וניהול אנשי קשר, מאפשר לייעל תהליכים ולשמור על סדר בעבודה. שילוב הכלים הללו מבטיח עבודה מאורגנת ונוחה יותר.
