מיתוג ארגוני
מיישמים לוגו, צבעים ותבניות מסמכים קבועות כדי לייצר אחידות בעבודה מול לקוחות. ב־Word ו־PowerPoint יוצרים תבניות עם פונטים וסגנונות מאושרים, וב־Outlook מגדירים חתימות אחידות לכל המחלקות. המיתוג משפר את המקצועיות ומקצר זמן הכנה של מסמכים ומצגות.
מדיניות Teams ו־SharePoint
יוצרים אתרי צוות ותיקיות לפי מבנה ארגוני, מיישמים תבניות אחידות לפרויקטים דומים, וקובעים סטנדרטים לשמות כדי למנוע כפילויות. אפשר לקשר אתרי צוות ל־Hub מרכזי, להגדיר רמות הרשאה ברורות, ולהחיל מדיניות מחזור חיים שמוחקת קבוצות לא פעילות לאחר תקופה מוגדרת.
תוספים ויישומי צד שלישי
מוסיפים הרחבות שמייעלות עבודה ישירות בתוך Word, Excel, Outlook ו־Teams. לדוגמה חיבור למערכת קריאות שירות, חתימה דיגיטלית או תרגום מסמכים. מומלץ לאשר רק תוספים אמינים, להגדיר מדיניות הרשאות לאפליקציות, ולנטר שימוש כדי למנוע עומס וכלים כפולים.
זרימות עבודה
בונים תהליכים אוטומטיים לאישורי מסמכים, בקשות חופשה, פתיחת משימות ותזכורות. ניתן להדליק תהליך מהעלאת קובץ או מטופס חדש, ולעדכן בעלי עניין בדואר או בערוץ צוותי. האוטומציה מצמצמת עבודה ידנית, מקצרת זמני טיפול ומשפרת שקיפות.
פריסות ייעודיות
מתאימים את חבילת Office לשימוש המחלקה. במרכז תמיכה שמים דגש על Outlook, Teams ו־Forms, במחלקת פיתוח על Excel, SharePoint ו־Planner, ובהנהלה על OneDrive, Teams ופגישות וידאו באיכות גבוהה. מומלץ לעבוד בטבעות פריסה ולשחרר עדכונים תחילה לקבוצת פיילוט, ואז לשאר הארגון.
טיפים מהירים להתאמה
הגדירו תבניות מסמך ותיקיות ברירת מחדל, קבעו מדיניות שמות לקבוצות וערוצים, הגדירו הרשאות לפי תפקיד ולא לפי אדם, ובצעו הדרכה קצרה לכל צוות על סביבת העבודה המותאמת לו.
למידע נוסף על הקורסים לחצו כאן >>
